احتمالا در سازمان شما هنوز تعدادی پرونده و کاغذ مهم وجود دارد که نه تنها نگران فضایی که اشغال می‌کند بلکه نگران شیوه نگهداری و ردوبدل کردن آن با همکاران داخلی و خارجی خود هستید. مثلا اگر دستگاه فکس یا اسکن شما خراب باشد چگونه باید نامه‌های مهم را ارسال کنید؟ راهکار آن مشخصا در عبارت «مدیریت محتوا»  که به طور مخفف CM نیز گفته می‌شود، نهفته است. مدیریت محتوا (CM) چیست؟ مدیریت محتوا عبارت به فرایند جمع آوری، تحویل، بازیابی، حاکمیت و مدیریت کلی اطلاعات در قالب متنی، ویدیویی، صدا و چندرسانه‌ای و ... گفته می‌شود. البته این عبارت به چرخه حیات محتوای دیجیتالی، از ایجاد تا ذخیره‌سازی دائمی یا حذف اشاره دارد. با اجرای سیستم مدیریت محتوا، مدیریت اطلاعات در سازمان‌ها تحولی انقلابی را تجربه می کند. به این ترتیب سازمان یک گام به ساده‌سازی سازمانی و افزایش کارایی  نزدیک می‌شود. البته انجام این مهم، مستلزم امکانات و ضرورت‌هایی است که نیروی باید به آن متوسل شود: 1.  امکان استفاده از ابزارهایی که امکان تصویربرداری از اسناد را فراهم می‌کنند، فراهم کنید. اسکنر، ایمیل، فرم وب، تلفن همراه و نرم افزاهایی چون Microsoft Word ، Excel و Outlook قابلیت ضبط محتوا را دارند. ۲.   فراهم کردن امکان جست‌وجو و بازیابی برای کاربران تا از طریق موبایل، لپ‌تاپ و مرورگر وب بتوانند به اطلاعات دسترسی پیدا کنند. ۳.  نرم‌افزار مدیریت اسناد که امکان حاشیه نویسی و کار با اسناد را آسان می‌کند. ۴.  مدیریت گردش کار، امکان بررسی و تأیید اسناد را در مسیر مشخص فراهم می‌کند. ۵.  فرم‌های وب که امکان ارسال فرم‌های الکترونیکی، مسیریابی و بررسی را به شکل خودکار فراهم می‌کند. ۶.  نرم‌افزار مدیریت سوابق دارای گواهینامه DoD 5015.2 که امکان پیروی دقیق از سیاست‌های حفظ سوابق را فراهم می‌کند. 7.  قابلیت‌های امنیتی و انطباق که بخش فناوری اطلاعات را قادر می‌سازد کنترل‌های لازم را اعمال کند. چنانچه امکان استفاده از این ابزارها برای مدیریت محتوا در یک سازمان فراهم شود، میتوان شاهد تسهیل چشمگیر امور در یک سازمان بود. بخشی از این مزایا عبارتند از: صرفه‌جویی در زمان عدم وجود سیستم مدیریت محتوا در یک سازمان باعث می‌شود، نیروها بخشی از زمان و سرمایه خود را صرف انجام امور جاری، ازجمله کاغذبازی و بایگانی اسناد و ... کنند. درحالی‌که سیستم مدیریت محتوا باعث کاهش زمان، هزینه و پیچیدگی مرتبط با ذخیره‌سازی، دسترسی به اسناد و در نهایت بهبود کارایی عملیاتی می‌شود. بهبود کارایی به طور میانگین کارمندان 30 دقیقه در روز و 16 روز در سال، زمان کاری خود را صرف جست‌وجوی اسناد می‌کنند. هزینه‌های مدیریت نادرست محتوا، فراتر از صرفاً بازآفرینی اطلاعات است. به اذعان 59 درصد مدیران میانی، آنها تقریباً هر روز اطلاعات مهمی را از دست می‌دهند و دیگر نمی‌توانند آن را پیدا کنند. در بهترین حالت، چنین وضعیتی منجر به تصمیم‌گیری ضعیف و در بدترین حالت، این منجر ریسک نظارتی می‌شود که هر دو آنها آینده سازمان شما را در معرض خطر قرار دهند. تسهیل فرایند اتوماسیون مدیریت محتوا در سازمان به فرایند خودکار اتوماسیون کمک می‌کند و از این طریق، مدیریت گردش داخلی امور تسهیل می‌شود و استفاده از دستگاه فتوکپی، تحویل دستی و تکراری کاهش می‌یابد و به ترتیب، در وقت و هزینه شما صرفه جویی می‌شود. مدیریت گردش کار، به عنوان بخشی از سیستم مدیریت محتوا دستیار همیشه در صحنه و بدون مرخصی سازمان است. به این ترتیب، نیروهای سازمان می‌توانند از طریق تلفن همراه، لپ‌تاپ و تبلت خود در هر نقطه با یکدیگر در ارتباط باشند و اسناد و پیام‌های سازمانی را با یکدیگر رد و بدل کنند.