نقش یک مدیر حرفه ای و یا یک کارگزار حرفه روابط عمومی، نقشی همانند یک آتشنشان است در مواجه با بحران ها. بخش بزرگی از کار روابط عمومی مدیریت بحران هاست . زمانی که راهی برای مبارزه با بحران و مدیریت آن وجود داشته باشد برخورد با این چالش لذت بخش خواهد بود.
10 گام برای مدیریت بحران در روابط عمومی
گام اول: یک نفس عمیق بکشید : هنگام مواجه بایک بحران مهترین چیز حفظ آرامش است. چشمانتان را ببندید و نفس عمیق بکشید. شما باید آرام باشد و آرامش را به تیم خود منتقل کنید. و قتی آرام هستید اوضاع تحت کنترل شماست و می توانید بهترین تصمیم را بگیرید. هرگز دست پاچه نشوید تا بتوانید همه چیز را ببینید و از ابزار موجود بهتراستفاده کنید.
گام دوم:تعییین جدول زمانی: در جلسه چند دقیقه ای با کلیه تیم روابط عمومی خلاصه از آنچه اتفاق افتاده را مطرح کنید و ضمن شنیدن نقطه نظرات آنها هریک را مسوول انجام کاری کنید. برای این فعالیت جدول زمانی ترسیم کنید .
گام سوم: بررسی آنچه اتفاق افتاده : شما و تیمتان آرام هستید و همه تیم از بحران مطلع شده اند. اطلاعاتتان را در مورد موضوع افزایش دهید و داستان کامل را هم از منظر داخلی و هم از منظر مخاطبان خارج سازمان بشنوید . شاید این مرحله کمی زمانگیر باشد ولی شما باید برای واکنش نشان دادن به بحران بدانید دقیقاً چه اتفاقی روی داده است.
گام چهارم: آگاهی از تاثیرات این بحران بر فعالیت سازمان: قبل از اینکه شما به بحران پیش آمده واکنش نشان دهید باید از تاثیرات ان بر فعالیت های سازمان آگاه باشید. تاثیرات یک بحران می تواند بر اعتبار، شهرت نام تجاری، درآمد سازمان ضربه وارد کند.
گام پنجم: گوش کردن: هدف شما سنجش میزان اهمیت بحران است . زمان آن رسیده که خوب گوش دهید و بازخوردها را دریافت کنید. واکنش رسانه ها، مردم، جامعه، مخاطبان عام وخاص مشخصص کننده این است که احساسا کلی چیست؟ و این بحران چند وجه دارد؟
گام ششم: تصمیم گیری: حالا شما مسلح هستید، با داشتن اطلاعات کامل و درک درستی از تاثیرات بحران موجود می توانید با کمک تیم روابط عمومی پیامی را برای ارسال آماه کنید.
گام هفتم: انخاب کانال مناسب برا توزیع پیام: با توجه به شکل و نوع پیام می بایست بهترین کانال ارتباطی را برای ارسال پیام خود انتخاب کنید. این کانال می تواند ارتباط مستقیم با رسانه های اجتماعی، مصاحبه مطبوعاتی، وبلاگ یا سایت رسمی سازمان و...... باشد.
گام هشتم: دریافت پیام (بازخورد) : شما پیام خودر ا از طریق کانال ارتباطی ارسال کرده اید. زمان آن رسیده که بازخورد پیام خود را دریافت کنید.
گام نهم: نظارت بر واکنش ها: شما باید پیام ها و واکنش های رسانه ها و مخاطبان را کنترل کنید این بازخورد نتیج تلاش شما و تیم روابط عمومی است. با کنترل این پیام ها مشخص می شود که آیا بحران هنوز هم یک بحران است یا شما بر آن پیروز شده اید . شما باید صبور باشید شاید لازم باشد با توجه به بازخوردها ارتباط مجددی با رسانه ها برقرار کنید.
گام دهم: یاد گیری از بحران: شما چیزهای با ارزشی آموخته اید . این آموخته ها به شما کمک میکند تا در مواجهه با بحران های بعدی بهترین تصمیم را اتخاذ کنید و حتی از بروز بحران های آینده جلوگیری کنید. حالا شما یک آتش نشانید!
منبع : انجمن روابط عمومی ایران
