برای کاهش پرونده دادگستری و پیشگیری از اختلاف تنظیم اسناد رسمی را جدی بگیرید در تمامی دعاوی مطروحه در دادگستری، طرفین برای اثبات مدعای خود اسناد و مدارکی را به دادگاه ارائه می دهند. اما در این بین آن کسی پیروز است که اسناد او از قوت و اعتبار قانونی بیشتری برخوردار باشد. بنابراین یکی از اصلی ترین طرق پیش گیری از ایجاد اختلاف و یا اثبات حق در محکمه در صورت بروز اختلاف تهیه اسناد و مدارک معتبر است. اسناد رسمی از آن جهت که ضوابط قانونی هنگام تنظیم آن ها رعایت می شود، بیش از اسناد عادی مورد حمایت قانونگذار قرار دارند. یکی از مهم ترین نکات حقوقی که عموم افراد جامعه باید به آن دقت کنند، روی آوردن به سوی تنظیم اسناد رسمی به جای اسناد عادی است. شاید خواسته باشید معامله ای انجام دهید و اول در یک برگه عادی بین خود آن را تنظیم کنید و سپس امضا کرده و بعد از دو ماه در دفترخانه ثبت کنید شاید همچنین خواسته باشید وصیت نامه ای دست نویس تنظیم کنید، اما ندانید آن سند بعد از فوت شما معتبر است یا خیر؟ - تعریف و جایگاه سند شاید بتوان گفت پس از آشنایی انسان با خط و استفاده از آن در رفع نیازهای اجتماعی و اقتصادی اش، نوشته به عنوان یکی از دلایل اثبات ادعا یا دفاع در مقابل ادعای مطروحه نقش مهمی را در دادرسی های مدنی «حقوقی» ایفا می کند از نظر حقوقی، سند، نوشته ای است که در مقام دعوی قابل استناد باشد و به زبان ساده تر سند نوشته ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می کنند. سند به دو قسم تقسیم می شود: 1- سند رسمی 2- سند عادی. مقصود از سند رسمی آن است که یا توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود، یا توسط دفاتر اسناد رسمی. مامور رسمی کسی است که از سوی دولت به انجام کاری مامور شده است. نکته قابل توجه اینکه لازم نیست که حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی بر قرار شده باشد؛ مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیر دولتی محسوب می شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می آید. اما مقصود از صلاحیت، آن است که مامور هم ذاتاً و هم محلا دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد. همان طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مامور ذاتاً صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلا صلاحیت نداشته باشد. برای مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده، از لحاظ محلی صلاحیت نقشه برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازون را ندارد. - مزایای اسناد رسمی چک و سفته از جمله اسناد عادی هستند زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصی صورت می گیرد که مامور رسمی نیستند اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم، می توانیم آنها را این گونه دسته بندی کنیم: 1- اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم کننده و جانشین قانون شان مانند ورثه آنان معتبر است. 2- تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد. پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی تواند صرفاً به استناد سند عادی اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند. 3- در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و صرفاً می توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیر اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند آقای «ب» نمی تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکرده ام و منتسب به من نیست و «الف» باید ثابت کند که سند را من امضا زدم، بلکه فقط می تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلی بودن سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند از نظر قانونی اعتبار ندارد. - جایگاه سند عادی در دعاوی در جریان دادرسی و استنباط قضایی و کشف واقع و تشخیص حق از باطل تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود نداشته و سند عادی که اصالت و انتساب آن به صادر کننده مسلم باشد تفاوتی با سند رسمی نداشته و فقط در زمان درخواست تامین خواسته چنانچه ضرورت تامین خواسته تفاوت سند رسمی و سند عادی آشکار می شود. چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز شود سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت قطعی در آن قید شده باشد بدون تودیع خسارت احتمالی و یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته، مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسی سند رسمی با سند عادی در تاریخ آنهاست که تاریخ سند رسمی حتی بر علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است. در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم کنندگان آن و ورثه آنها و یا کسی است که به نفع او وصیت شده است. اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می کند و طرف مقابل به صرف انکار کردن مسئولیتی بابت اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می کند، «ب» می تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند. در 2 حال اسناد عادی، اعتبار اسناد رسمی را پیدا می کنند: 1- شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده صدور آن را از جانب خودش تایید کند. 2- در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلا به امضا و مهر رسیده است. - جایگاه چک و سفته چک و سفته از جمله اسناد عادی هستند زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصی صورت می گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سر برگ های آرم دار مانند آنچه که توسط بنگاه ها آژانس های املاک یا فروش اتومبیل صورت می گیرد موجب رسمی شدن یک سند نمی شود. مقصود از سند رسمی آن است که یا توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود، یا توسط دفاتر اسناد رسمی. البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانونی تنظیم شوند دارای مزایایی هستند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند. برای مثال دارنده چک می تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد، ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی کند و یک سند عادی به شمار می آید. با عنایت به آنچه بیان شد، یکی از مطمئن ترین طرق برای ایجاد آرامش بین تعاملات افراد و جلوگیری از ایجاد تنش های معمول، تنظیم اسناد رسمی است پاره ای اوقات عده ای به دلایل مختلف از جمله پرداخت هزینه تنظیم سند رسمی، به امضای اسناد عادی اکتفا می کنند که همین مساله خسارات جبران ناپذیری به شخص او و جامعه وارد می کند. علی اسفندیاری بخش حقوق تبیان