مگر آرامش نمیخواهید؟
آرامش، رفیق نظم است؛ یعنی برای پیشگیری از استرس در محیط كار باید بدانید
هر مسئولیتی را دقیقا چه زمانی باید انجام دهید در غیر این صورت ساعات
كاریتان آشفته، پراضطراب، غیرقابل پیشبینی و شیوه حضورتان در محیط اداره
به قول قدیمیها «باری به هر جهت» میشود بنابراین، همین امروز یك دفترچه
كوچك یادداشت بخرید و برنامههای روزانهتان را در آن بنویسید و خودتان را
ملزم كنید به آن وفادار باشید، اما یك نكته را یادتان باشد: اگر آرامش
میخواهید فقط برای خودتان برنامهریزی كنید نه دیگران! البته قبول داریم
كه گروهی از افراد به علت نوع شغلشان ناچارند برای دیگران هم برنامهریزی
كنند و طبیعی است یك مدیر، آرامش كمتری نسبت به كارمندان عادی داشته باشد،
اما مسالهای كه ما به آن اشاره میكنیم این است كه برخی افراد بدون آن كه
شغلشان مدیریت باشد، برای دیگران برنامه میریزند.
برای روشنتر شدن آنچه
گفتیم مثالی میزنیم. تصور كنید آقای الف كارمندی است كه عادت كرده برای
دیگران برنامهریزی كند. او قصد دارد سهشنبه این هفته را مرخصی بگیرد، اما
میداند این فصل سال، زمان اوج كاری آنها محسوب میشود بنابراین به جای
آنكه برای خودش برنامهریزی كند و كارهایش را طوری مرتب كند كه بتواند هم
مرخصی بگیرد و هم به همه مسوولیتهایش رسیدگی كند، تصمیم میگیرد برای
همكارانش برنامهریزی كند و مسوولیتهایش را روی دوش آنها بیندازد. او به
خیال خودش یك نقشه حساب شده میكشد كه اگر سهشنبه بیخبر نیاید، دو همكار
دیگرش ناچار میشوند سه چهار ساعت هم دیرتر بروند تا مسئولیتهای نیمهكاره
او را انجام دهند!
نكته: اگر به دنبال
انرژی مثبت در محیط كار هستیدباید بتوانید از خودتان انرژی مثبت ساطع
كنید. یكی از راههای بهوجود آوردن این انرژی چه در اداره و چه در خانه
این است كه لبخند بر لب داشته باشید
به
این ترتیب آقای الف با خیال راحت روز سهشنبه را در خانه میماند و اواسط
روز با رییس تماس میگیرد كه سرماخورده یا سردرد گرفته، غافل از اینكه یكی
از همكارانش هم با برنامهریزی قبلی مرخصی گرفته و البته مسوولیتهایش را
پیش از رفتن انجام داده است.
به این ترتیب، همه كارها
روی دوش كارمندی كه در اداره مانده است، میافتد و او پنج ساعت بیشتر از
ساعت كاریاش در اداره باقی میماند.
شما احتمالا تا اینجای
كار نتیجه گرفتهاید كه در این داستان، كارمندی كه در اداره مانده بیشتر از
بقیه استرس را تحمل كرده است و خطری متوجه آقای الف كه به خیال خودش زرنگی
كرده است، نیست؛ اما اشتباه میكنید!
سختی كار برای كارمندی كه در اداره مانده فقط این است كه ناچار شده یك روز بیشتر از روزهای دیگر پشت میزش باشد.
پس از این روز مسلما او
بیشتر مورد توجه قرار میگیرد و رییسش وظیفهشناسی وی را تحسین خواهد
كرد و اگر هم چنین نكند به هر حال، این نكته را در نظر دارد كه این كارمند،
زمانی كه بشدت به حضورش نیاز داشته، سركارش بوده است، اما ماجرا درباره
آقای الف برعكس است. او نهتنها مسوولیتش را انجام نداده، بلكه بقیه را به
زحمت انداخته است.
رییس پس از آن كه آقای
الف چند بار همین نقشه را عملی میكند، نتیجه میگیرد این كارمند از زیر
بار مسوولیت شانه خالی كرده است بنابراین باید به محض برگشتنش مسوولیتهای
مربوط به او را بیشتر كند، پس همین كه پای آقای الف به اداره میرسد، رییس
شرایط كاری را برای او چندبرابر سخت میكند و از تسهیلاتی كه در اختیارش
گذاشته تا حدی میكاهد.
علاوه بر این، همكار
آقای الف از او ناراضی است و خشمش را با كم محلی كردن و بدخلقی نشان میدهد
و همه این دلایل باعث میشود شرایط كاری برای آقای الف سخت و پراسترس شود و
او تا مدتی در محل كارش احساس آرامش نكند.
دقت داشته باشید كه یك
برنامهریزی حرفهای باید براساس اولویتها باشد، یعنی ابتدا باید همه
مسوولیتهایتان را روی كاغذ بنویسید و سپس برای آنها برحسب اولویت انجام،
شمارهای بگذارید و به همان ترتیب هم انجامشان بدهید.
مشكلی كه بیشتر مردم در
برنامهریزی شغلی مطرح میكنند، این است كه معمولا در طول روز اتفاقاتی
پیشبینی نشده رخ میدهد كه در برنامهریزیشان لحاظ نشده است و به همین
علت روند برنامه روزانه مختل میشود، اما این مساله نمیتواند علتی
قانعكننده برای بیبرنامگی باشد. یك برنامهریزی حرفهای باید سوپاپ
اطمینان داشته باشد.
وقتی شما ناچار میشوید
بخشی از وقتتان را در طول روز به كارهای خارج از برنامهریزی اختصاص دهید،
مسلما برای كارهایی كه پیشتر زمان آنها را در طول روز پیشبینی كرده بودید
وقت كم میآورید.
سوپاپهای اطمینان،
فرصتهایی است كه برای جبران عقبافتادگی از برنامه و بروز رخدادهای
نابهنگام در برنامهریزی گنجانده میشود. در این بخشها، وقت فرد آزاد است و
او یا میتواند در آنها استراحت كند یا به جبران عقبافتادگیاش از برنامه
اصلی بپردازد.