چگونه یك پیغام وارده را بخوانیم
برای مشاهده پیغامهایی كه دریافت میكنید از Inbox استفاده میشود. Inbox ، هر پیغام را بصورت یك خط (كه عنوان پیغام نامیده میشود) نشان میدهد كه یك فیلد From دارد كه نشان میدهد چه كسی آن را فرستاده است، یك فیلد Subject برای موضوع، و یك فیلد Date برای زمان دریافت دارد. ستونهای نماد در سمت چپ، اطلاعات مهمی در مورد هر پیغام ارائه میكنند مانند سطح اولویت یا اینكه آیا پیوست فایل دارد یا خیر. برای مشاهده متن پیغام ، از Preview Pane در پایین لیست عنوان پیغامها استفاده كنید. همچنین میتوانید هر پیغام را در پنجره خودش باز كنید. برای پنهان كردن Preview Pane ، از منوی View ، گزینه Preview Pane را انتخاب كنید. بعد میتوانید برای مشاهده سه خط اول یك پیغام قبل از باز كردن آن ، از Auto Preview استفاده كنید. برای فعال كردن Autopreview ، از منوی View، گزینه Autopreview را انتخاب كنید.
پیغام جدید
برای چك كردن پیغامهای جدید در پوشه Inbox، روی دكمه Send/Receive در نوار ابزار Outlook كلیك كنید. (اگر به اینترنت وصل نباشید، Outlook به اتصال مورد نظر شمارهگیری میكند). پیغامهای جدید بصورت پررنگ در Inbox ظاهر میشوند. یك بوق كوتاه به صدا در میآید و یك آیكون پاكت در نوار وضعیت ویندوز ظاهر میشود تا به شما اطلاع دهد كه پیغام جدید دارید.
مشاهده پیغام
برای مشاهده محتویات پیغام در Preview Pane ، روی عنوان آن در لیست كلیك كنید. برای مشاهده پیغام جدید در لیست پیغامها، روی آن كلیك كنید یا كلید جهتی پایین را بفشارید. بعد از اینكه یك پیغام خوانده شد، عنوان آن به متن معمولی تغییر مییابد و آیكون مربوط بصورت یك پاكت باز شده در میآید.
پیغام را باز كنید
اگر این پیغام طولانی است، با دابل كلیك كردن روی عنوان آن، آن را در پنجره خودش باز كنید. پیغام باز میشود تا بتوانید آن را بخوانید. اگر لازم باشد از اسكرول بارها برای اسكرول كردن در پیغام استفاده كنید.
خواندن پیغام بعدی
برای اینكه بدون برگشتن به لیست Inbox ، بقیه پیغامها را بخوانید، روی دكمه Next Items روی نوار ابزار كلیك كنید. برای برگشتن به پیغام قبلی، روی دكمه Previous Items كلیك كنید. و برای بستن پنجره روی × كلیك كنید.
نگهداری پیغام
چه در پنجره Message باشید و چه در Inbox باشید، میتوانید پیغامها را نگهداری كنید. برای چاپ یك پیغام، روی دكمه print و برای حذف آن، روی Delete كلیك كنید.
انتقال پیغام
برای منتقل كردن پیغام به یك پوشه، روی دكمه Move to Folder كلیك كنید و از لیستی كه ظاهر میشود یك پوشه انتخاب كنید.
*توجه *
ارسال و دریافت خودكار
میتوانید Outlook را طوری تنظیم كنید كه بصورت خودكار و دورهای، پیغامهای جدید را چك كند. برای این كار، از منوی Tools ، گزینه Options و بعد گزینه Mail Setup را انتخاب كنید، روی Send/Receive كلیك كنید، گزینه Schedule an automatic send/receive every XX minutes را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید.
دریافت عنوان پیغام
یك راه برای اینكه از خودتان در برابر ویروسهای email محافظت كنید این است كه فقط عنوان پیغام را دریافت كنید و پیغام افرادی كه نمیشناسید را بدون خواندن، حذف كنید. برای این كار از منوی Tools، گزینه Options و بعد گزینه Mail Setup را انتخاب كنید، روی Send/Receive كلیك كنید، یكی از گروهها را انتخاب كنید و روی Edit كلیك كنید. یك Account انتخاب كنید و گزینه Download item description only را انتخاب كنید.
اضافه كردن اسم فرستنده به لیست Contacts
وقتی كه یك پیغام را دریافت میكنید، اسم و آدرس email فرستنده همیشه در خط form از فرم پیغام ظاهر میشود. برای منتقل كردن این اسم و آدرس به لیست Contacts ، روی اسم فرستنده كلیك راست كنید و گزینه Add to Contacts را انتخاب كنید.