برنامه ریزی ، شرط زندگی امروز
براى اینكه بتوانید برنامههاى زمان بندى شده را به خوبى اجرا كنید ، به ابزارهاى مدیریتى مناسب احتیاج دارید. در زمینه ی برنامهریزى و زمانبندى نیز ابزارهاى مختلفى در اختیار دارید كه مىتوانید از آنها استفاده نمایید.
اگر قبلاً برنامهریزى براى خود انتخاب كردهاید و بعد به هر دلیل آن را كنار گذاشتهاید، احتمالاً مرتكب یكى از اشتباهات زیر شدهاید:
1- برنامه ریز مناسبى براى خود انتخاب نكردید.
2- به اندازه ی كافى وقت صرف نكردید تا با همه ی ویژگىهاى آن آشنا شوید.
یك برنامهریز مناسب، ابزار مهم دست شماست و بنابراین، ضرورت دارد كه از یك برنامهریز مناسب استفاده كنید. براى انتخاب یك برنامهریز مناسب، توجه كنید كه از آن چه انتظارى دارید و بعد سرى به بازار بزنید تا از انواع برنامهریزىهاى موجود در بازار مطلع گردید.
منظور این است كه بتوانید جایى همه ی اطلاعات درباره ی فعالیتها، قرارهاى ملاقات و كارهایى را كه باید انجام دهید ، درج نمایید. شما داراى یك زندگى هستید و به یك برنامهریز هم احتیاج دارید. داشتن یك برنامهریز كامپیوترى، یك تقویم و یك كارت جیبى به منظور برنامهریزى روش مناسبى براى زمانبندى كارها نیست. باید به یك برنامهریز اكتفا كنید و همه ی اطلاعات لازم را در آن درج نمایید. در حالى كه برنامهریز كامل و صد در صد بىعیب و نقص وجود ندارد، شما باید بهترین برنامهریز موجود را براى خود انتخاب نمایید. به نمونههاى زیر توجه كنید:
ـ تقویم دیوارى یا تقویم رومیزی
ـ دفترچه قرار ملاقاتها.
ـ برنامههاى كامپیوترى.
ـ برنامهریزىهاى الكترونیكى دستى.
براى اینكه از میان اینها دست به انتخاب بزنید، ببیند كدام یك از آنها برایتان مفیدتر است و جزء کدام دسته از گروه های زیر هستید :
دیدارى - بساوشى؛
اشخاصى با این ویژگى، با برنامهریز كاغذى یا مقوایى بهتر كار مىكنند. از جمله نشانههاى دیدارى - بساوشى بودن مىتوان به موارد زیر اشاره كرد:
ـ وقتى با مداد روى كاغذ مىنویسید، عبارات به زبان سادهتر و روانترى پى در پى از راه مىرسند.
ـ وقتى مطلبى را درج مىكنید، بهتر آن را به خاطر مىسپارید.
ـ دوست دارید در برنامهریز خود به جلو و عقب بروید تا از حوادث موجود مطلع گردید.
ـ دوست دارید بدانید كه مطالب خود را در كجا و كدام صفحه یادداشت كردهاید.
ـ شما كارهایى را كه باید بكنید، گروهبندى مىكنید (اشیایى كه باید خرید، مطالبى را كه باید نوشت و تلفنهایى را كه باید زد) اما علاقهاى به ردیف كردن، اولویت و ترتیب زمانى ندارید.
ـ دوست دارید سالها بعد دفاترتان را ورق بزنید.
ـ به نظر شما فناورى كامپیوترى ملالانگیز و وقتگیر است.
خطى - دیجیتال؛
اگر شما شخصى خطى - دیجیتال هستید، احتمالاً با برنامهریز الكترونیكى بهتر كنار مىآیید. نشانه هایى كه حكایت از خطى - دیجیتال بودن شما مىكنند، عبارتند از:
ـ به هنگام تایپ كردن، احساس جارى بودن دارید.
ـ مایلید به جاى این كه كلمه یا شمارهاى را در خاطر نگه دارید، در كامپیوتر جستوجو نمایید.
ـ مىتوانید به صفخه ی مانیتور نگاه كنید و حوادث مورد نظر را به ترتیب ملاحظه كنید.
ـ شما به ردیف كردنها، اولویتها و ترتیب زمانى اهمیت مىدهید.
ـ كار كردن با دستگاههاى كامپیوترى و الكترونیكی را دوست دارید.
اگر شما دیدارى - بساوشى هستید، دو انتخاب عمده مىتوانید داشته باشید؛ تقویم دیوارى یا رومیزى و برنامهریزىهاى كاغذى، مقوایى و كارتى. اما اینكه كدام را انتخاب مىكنید، بستگى به این دارد كه با چه مقدار اطلاعاتى مواجه هستید.
تقویم دیوارى یا رومیزى؛ این تقویمها ابزار مفیدى براى نشان دادن تاریخ و روزهاى هفته هستند و در دو حالت مختلف مىتوانید از تقویم دیوارى یا رومیزى استفاده كنید.
1- اگر محل كارتان ثابت است و برنامه ی سادهاى دارید، مىتوانید از یك تقویم براى برنامهریزى زمانى خود استفاده كنید. مىتوانید قرارهاى ملاقات خود را روى تقویم روى میزتان درج كنید و همه روزه به این تقویم نگاه كنید و روى یك كارت كارهایى را كه در آن روز باید انجام دهید، درج نمایید. قرارهاى ملاقات هم روى همین كارت یادداشت مىشوند. اگر زندگى كارى پیچیدهاى ندارید، استفاده از تقویم براى شما كفایت مىكند.
2- مىتوانید از تقویم دیوارى براى برقرارى ارتباط استفاده نمایید. تقویم دیوارى در خانوادهها كاربرد فراوان دارد و همه ی افراد خانواده مىتوانند با یك نگاه به تقویم دیوارى، از كارها و وظایف سایر افراد خانواده مطلع شوند.
در زمینه ی برنامهریزى زمان یا مدیریت زمان، تقویمهاى دیوارى با دو كمبود مواجه هستند؛ اول این كه براى ثبت فهرست برنامههاى در دست اقدام، مناسب نیستند. براى تهیه برنامهریزى كارها با توجه به زمان باید دقیقاً مشخص سازید كه هر كار را در چه زمانى مىخواهید انجام دهید و از سوى دیگر نمىتوانید تقویم دیوارى را در كیفتان حمل كنید. از این رو هنوز به یك برنامهریز احتیاج دارید و در نتیجه مجبور مىشوید كه اطلاعات خود را دو مجموعه متفاوت یادداشت كنید. بنابراین، از میان این دو، یكى را انتخاب كنید كه در اغلب موارد انتخاب، برنامهریز باصرفهتر است.
انتخابهاى خطى - دیجیتال
اگر شما از گونه ی خطى - دیجیتال هستید، مىتوانید دو انتخاب عمده داشته باشید؛ برنامههاى كامپیوترى و برنامهریزىهاى الكترونیك قابل حمل:
همان طور كه عنوان شد ، اگر بخش اعظمى از ساعات روز را در دفترتان حضور دارید مىتوانید از نرمافزارهاى متعددى استفاده كنید. از آن گذشته اگر شما در یك مجموعه كار مىكنید و در شرایط كارى شما لازم است که دیگران هم در جریان كار شما باشند، مىتوانید از یك نظام شبكهاى استفاده نمایید.
اینترنت وسیله دیگرى است كه مىتوانید برنامههاى متعددى در آن پیدا كنید.
نویسنده : جولى مورگن استرن