فهرست سازی در Word

آشنا بودن با قابلیت های مختلف Word این امکان را به ما می دهد تا بتوانیم تمامی کارهای اداری خود را با آن انجام دهیم در این قسمت می خواهیم چگونگی ایجاد و تغییرات را بر روی فهرست مطالب بررسی کنیم.

Word می تواند تعریف قالب بندی های قلم (رنگ، اندازه، نوع و سبک قلم) و قالب بندی های پاراگراف (تو رفتگی ، فاصله ی بین خطوط و ...) را تحت یک نام ذخیره کند که به آن سبک (Style) می گویند.

استفاده از سبک ها باعث به وجود آمدن هماهنگی در سند خواهد شد.

سبک ها در Word بطور کلی به دو دسته تقسیم می شوند:

سبک های کاراکتری: این سبک ها برای اعمال تغییرات در متن به کار برده می شوند.

سبک پاراگرافی: این سبک ها خصوصیات متن و پاراگراف را با هم تغییر می دهند.

از مهمترین سبک ها می توان به سبک Heading  برای عناوین و سبک Normal (سبک پیش فرض) اشاره کرد.

برای ایجاد یک سبک جدید می توان به صورت زیر عمل کرد:

** متن مورد نظر خود را انتخاب کرده و در گروه Style  روی دکمه more کلیک کنید و گزینه Save selection as New Quick Style  را انتخاب کنید.

** در کادرStyle from Formatting Create New  یک نام برای سبک جدید وارد کرده و روی دکمه Modify  کلیک کنید.

** با فشردن دکمه ی Format، می توانید انواع قالب بندی های قلم، پاراگراف،tab  و ... را انجام دهید.

** در صورت انتخاب گزینه New documents based on this template  این سبک را در دسترس اسناد جدید قرار می گیرد.

** روی Ok  کلیک کنید تا تنظیمات ذخیره شود.

برای اعمال تغییرات بر روی فهرست مطالب در ابتدا می بایست در قسمت Styleها برای تیترهای مطالب و همچنین فصل ها و یا زیر مجموعه های خود یک سبک مشخص ایجاد کنیم.

به سند خود یک سرتیتر یا زیر صفحه اضافه کنید:

** اگر مایل به ایجاد header و footer هستید آن ها را اعمال کنید.

**  به ابتدای صفحه جدید بروید و نامی را برای فهرست مطالب خود ایجاد کنید.

** به خط بعد بروید.

**سپس به تب References رفته و با استفاده از گزینه Table of contents بر روی Insert table of contents کلیک کنید که می توان آن را شروع ایجاد فهرست مطالب معرفی کرد.

با وارد شدن به بخش Insert table of contents می توان تنظیمات دیگر را نیز انجام داد.

زمانی که شما فهرست مطالب را درست می کنید یک سری از عبارت ها در ابتدای سطر قرار می گیرند و برخی دارای تورفتگی هستند. برای انجام این کار شما می بایست در قسمت Insert table of contents گزینه Option را انتخاب کنید. با توجه به نام گذاری خود در ابتدای توضیحات، می بینید که در جلوی این عبارت ها کادرهایی وجود دارد که با Header،Toc level مشخص شده اند. در این قسمت شما می توانید به سرفصل های خود عدد بدهید.(اگر شماره 1 را بدهید عبارت مورد نظر شما در ابتدای سطر قرار می گیرد و در صورتی که از شماره 2 استفاده کنید عبارت جلوتر از عبارت سطح 1 قرار می گیرد) و OK کنید.

در این صفحه چند گزینه مشاهده می شود که به شرح زیر هستند.

عبارت Show page number شماره صفحات را نشان می دهد.

عبارت Right align page number ، در صورتی که فهرست شما به فارسی است این گزینه را تیک دار کنید.

عبارت Use hyperlinks instead of page number، برای زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که شما بخواهید بین یک مطلب و سرفصلش ارتباط برقرار کنید. زمانی که برای تیترهای خود این قابلیت را به کار ببرید، در صورتی که با فشردن کلید Ctrl بر روی تیتر مورد نظر کلیک کنید به سرفصل تیتر مربوطه می روید.

** برای انجام تغییراتی همچون تغییر فونت، رنگ، پاراگراف بندی و ... می توانید کل فهرست را انتخاب و تغییرات را اعمال کنید.

** به روز کردن فهرست مطالب

اگر خواستید تغییراتی را در بخش فهرست خود ایجاد کنید (تغییر در مطالب یا شماره گذاری ها)، هیچ گاه این کار را به صورت دستی انجام ندهید چرا که ممکن است کل فهرست شما دچار اشکال شود.

برای این کار بهتر است در جلوی عبارتی که دارای اولین سطح است کلیک راست کنید و عبارت Update field را انتخاب کنید.

برای شما کادری نمایش داده می شود که براساس آن چه که می خواهید تغییر دهید می توانید گزینه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

با انتخاب گزینه اول شما می توانید تنها شماره ها را به روز کنید.

با انتخاب گزینه دوم می توانید تمامی محتویات را تغییر داده یا به عبارتی آن ها را به روز کنید.

منابع:

Style basics in Word

shaunakelly

Changing your style in the new Word "by Word Team"