نیاز سنجی آموزشی چیست؟

اشاره

نیازسنجی آموزشی، فعالیتی حیاتی و مهم برای آموزش و بهسازی عملكرد مدیران و كاركنان است. آیا شما یك متخصص منابع انسانی هستید یا خیر؟ بسیار مهم است كه شما در اجرای نیازسنجی آموزشی تبحر داشته باشید. این مقاله با دیدگاهی كلی به بررسی آموزش و بهسازی عملكرد مدیران و كاركنان می پردازد و اینكه چگونه نیازسنجی در این فرایند به خوبی تناسب پیدا می كند. در ادامه نیز با دیدی عمیق، به مفاهیم اصلی و گامهایی كه درگیر با انجام نیاز سنجی آموزشی است، می پردازد. پیشینه طراحی یك برنامه برای آموزش و بهسازی عملكرد مدیران و كاركنان، شامل سلسله گامهایی است كه می توان آنها را در پنج مرحله دسته بندی كرد:

نیاز سنجی،هدف های آموزشی، طراحی، اجرا، ارزشیابی.

به منظور كارایی و اثربخشی، همه برنامه های آموزشی باید با نیازسنجی آموزشی آغاز شوند. قبل از این كه آموزش واقعی اتفاق بیفتد، مدیر آموزشی باید این موضوع را مشخص كند كه چه كسی، چه چیزی، چه وقتی، چه جایی، چرا و چگونه آموزش دهد. به منظور انجام این امر مدیر آموزشی باید در حد توانش اطلاعات را تجزیه و تحلیل كند.

سنجش همراه با «نیاز» است كه آن را می توان از طرق مختلفی شناسایی كرد، اما به طور كلی نیاز به عنوان شكاف بین آنچه كه در حال حاضر وجود دارد و آنچه كه در آینده مورد نیاز است، توصیف می شود. این شكافها می تواند شامل تفاوتهایی بین، آنچه كه سازمان انتظار دارداتفاق بیفتد و آنچه كه اتفاق می افتد،عملكرد شغلی فعلی و مطلوب، شایستگی ها و مهارتهای موجود و مطلوب باشد.

نیازسنجی همچنین می تواند برای كمك به،بهبود شایستگی ها و عملكرد گروههای شغلی،موضوعات بهره وری و حل مسأله، نیاز به آمادگی و پاسخگویی به تغییرات آینده در سازمان یا وظایف شغلی به کار برده شود.

نتایج نیازسنجی به مدیر آموزشی اجازه می دهد تا اهداف آموزشی را از طریق پاسخگویی به دو سؤال خیلی اساسی شناسایی كند: چه كسی به آموزش نیاز دارد؟ چه آموزشی مورد نیاز است؟

گاهی اوقات آموزش راه حل نیست، بعضی ازشكافهای عملكردی، می تواند از طریق سایر راه حلهای مدیریتی كاهش داده شود یا حذف شود. از قبیل: انتظارات ارتباطی، فراهم كردن محیط كاری حمایتی، دسته بندی و مرتب كردن نتایج، برداشتن موانع،چك كردن تناسب شغلی.

بعضی مواقع نیاز سنجی انجام شده و اهداف آموزشی به طور واضح بیان شده اند، در این صورت مرحله طراحی برنامه آموزشی با توجه به گامهای زیر شروع می شود: انتخاب شخص درون یا برون سازمانی برای طراحی و توسعه آموزش، انتخاب و طراحی محتوای برنامه، انتخاب تكنیكهایی كه برای سهولت یادگیری استفاده می شود (سخنرانی، ایفای نقش، شبیه سازی و غیره...)، انتخاب موضوعاتی كه برای اجرای آموزش به كار می رود (كتاب، ویدئو و غیره)، شناسایی و آموزش مربیان (درصورتی كه درون سازمانی باشند).

بعداز پایان مرحله طراحی، آموزش آماده اجراست: برنامه ریزی كلاسها، تسهیلات و افراد شركت كننده، برنامه زمان بندی شده مربیان برای تدریس، آماده سازی مواد آموزشی و ارائه آنها در موقعیتهای زمان بندی شده، هدایت برنامه آموزشی.

آخرین مرحله برنامه آموزش و بهسازی عملكرد مدیران و كاركنان، ارزشیابی از برنامه آموزشی به منظور تعیین اینكه آیا به اهداف آموزشی رسیده ایم یا نه می باشد. فرآیند ارزشیابی شامل تعیین عكس العمل شركت كنندگان در برنامه آموزشی و اینكه تا چه حدی شركت كنندگان مطالب آموزشی را فرا گرفته اند و آیا مطالب یاد گرفته شده را به محیط واقعی كار انتقال می دهند، را شامل می شود. اطلاعات جمع آوری شده از ارزشیابی برنامه های آموزشی در مراحل بعدی نیازسنجی آموزشی قابل استفاده است. نیازسنجی آموزشی، تعیین اهداف آموزشی، طراحی،اجرا و ارزشیابی، فرآیندهای مستمر و بسیار مهم برای سازمان به شمار می روند.

نیازسنجی در سه سطح انجام می گیرد:تجزیه و تحلیل سازمان، تجزیه و تحلیل وظیفه، تجزیه و تحلیل فرد.

تجزیه و تحلیل سازمان اثربخشی سازمان را تجزیه و تحلیل می كند و همچنین تعیین می كند كه در كجا به آموزش نیاز است و این آموزش تحت چه شرایطی باید اجرا شود.

تجزیه و تحلیل سازمانی باید موارد زیر را شناسایی نماید: تأثیرات محیطی، شرایط اقتصادی و تأثیر آن بر هزینه های عملیاتی، تغییر جغرافیایی نیروی كارو نیاز به شناخت موانع فرهنگی و زبانی، تغییر فناوری و اتوماسیون ،افزایش مكانی در بازار جهانی، روندهای سیاسی، ازقبیل آزار و اذیت جنسی و تشدید ها و تهییج های مكان كاری، اهداف سازمانی (تا چه اندازه سازمان در رسیدن به اهدافش اثربخش است)، منابع در دسترس (پول، امكانات، مواد در دسترس و همچنین متخصصانی كه در سازمان هستند)، جو سازمانی و حمایتی كه از برنامه های آموزشی می شود حمایت مدیریت سطح بالا، علاقه مندی به همكاری در كاركنان، مسئولیت در قبال نتایج.

اطلاعات مورد نیاز برای هدایت و اجرای یك تجزیه و تحلیل سازمانی می تواند از منابع مختلفی به دست آید كه این منابع شامل: اهداف و مأموریتهای سازمان، فلسفه وجودی و برنامه ریزی استراتژیك، جایگزینی كارمندان، برنامه ریزی های موفقیت آمیز، برنامه های كوتاه مدت و بلند مدت برای نیازمندیهای پرسنلی، جایگزینی مهارتها: هم نیازهای فعلی و هم نیازهای كوتاه مدت و بلند مدت، شاخصهای وضعیت سازمانی، رابطه مدیر، كارگر، نارضایتی ها، نرخ جایگزینی كاركنان، غیبت از كار، پیشنهادات، بهره وری، حوادث در كار، بیماریهای كوتاه مدت، مشاهده رفتار كاركنان، بررسی نگرشها، شكایات مشتریان؛ * تحلیل شاخص های كارایی: هزینه كارگر، هزینه مواد، كیفیت محصولات، بهینه سازی تجهیزات، نرخ تولید، هزینه های توزیع، اتلاف، وقت كشی، تأخیر در تحویل و تعمیرات، تغییرات در ابزار، تكنولوژی و اتوماسیون، گزارش سالانه، برنامه هایی برای سازماندهی مجدد یا تجدید ساختار شغل، استثنائات مالی، سیستم های پاداش، سیستمهای برنامه ریزی، سیستمهای كنترل و تفویض اختیار، نگرشهای كاركنان و رضایت آنها. تجزیه و تحلیل وظیفه، اطلاعاتی را در ارتباط با یك شغل یا گروهی از مشاغل و دانش، مهارتها، نگرشها و توانایی های مورد نیاز برای دستیابی به عملكرد بهینه را ایجاب می كند.

منابع زیادی برای جمع آوری اطلاعات به منظور تجزیه و تحلیل وظیفه وجود دارد: شرح شغل، فعالیتهایی كه انجام یك شغل و شرایطی كه این فعالیتها تحت آن انجام می شود را دربرمی گیرد. اگر شرح شغل جدیدی وجود ندارد یا شرح شغل قدیمی می باشد بایستی فردی آماده شود تا تكنیكهای تجزیه و تحلیل شغل را به كار ببرد. تجزیه و تحلیل شغل شامل دانش، مهارتها، نگرشها و توانایی های مورد نیاز خود می باشد. استانداردهای عملكرد و استانداردهایی كه به وسیله آن قضاوت می شود. این استانداردها به منظور شناسایی تفاوتهای عملكردی مورد نیاز است. مشاهده شغل، نمونه كار، انجام شغل، پرسشنامه مربوط به شغل اهمیت زمانی كه برای انجام شغل سپری می شود، بازنگری پیشینه درباره شغل از طریق شركتهای دیگر یا بازنگری ژورنال های تخصصی، پرسیدن سؤالاتی در ارتباط با شغل از سرپرستان، از مدیران سطح عالی، تجزیه و تحلیل مسایل عملیاتی، تأخیر در تحویل، كنترل كیفیت. تجزیه و تحلیل فردی، تحلیل می كند كه یك كارمند یا كارگر خاص چگونه كارش را انجام می دهد و تعیین می كند كدام كارمند یا كارگر خاص به آموزش نیاز دارد و چه نوع آموزشی؟ منابع اطلاعاتی موجود برای تجزیه و تحلیل فردی شامل: ارزشیابی بهبود عملكرد، مشكلات عملكردی تأخیر، تصادفات، اتلاف، كنترل كیفیت، وقت كشی، تعمیر و استفاده بهینه از ابزار آلات، شكایت مشتریان، مشاهده رفتار، نمونه های كاری، مصاحبه از كارمندان در مورد آنچه اعتقاد دارند و آنچه كه نیاز دارند یاد بگیرند، پرسشنامه ها اندازه گیری شغل در ارتباط با كیفیت دانش ها و مهارتها، بررسی نگرشها، رضایت، چك لیستها یا نمودارهای پیشرفت آموزشی مربوط به مهارتهای فعلی.

نتایج نیازسنجی: فرض كنید كه نیازسنجی بیش از یك نیاز آموزشی را شناسایی می كند، آموزش مدیر، كار با مدیریت، اولویت بندی آموزشها بر مبنای ضرورت نیاز، درجه نیاز (چه تعداد از كاركنان نیاز به آموزش نیاز دارند) و منابع موجود. بر مبنای این اطلاعات مدیر آموزش می تواند اهداف آموزشی سازنده ای را به منظور توسعه برنامه های بهبود و بهسازی عملكرد كاركنان و مدیران ایجاد كند.

هر سه سطح نیازهای تحلیل شده ارتباطات درونی داشته و اطلاعات جمع آوری شده از هر سطح در اثربخشی نیاز سنجی مهم و قابل تأمل است. خلاصه هدف از نیازسنجی آموزشی شناسایی ملزومات عملكرد یا نیازهای یك سازمان به منظور كمك به جهت دهی منابع در بخشهایی كه نیاز بیشتری وجوددارد می باشد، یعنی نیازهایی مد نظر هستند كه ارتباط نزدیكی با رضایت بخشی اهداف و فعالیتهای سازمانی دارند و باعث بهبود بهره وری و تولید كالاها و خدمات با كیفیت می شوند. نیازسنجی اولین گام در اجرای برنامه های آموزشی بهبود و بهسازی عملكرد مدیران و كاركنان می باشد و از یافته های آن برای تعیین اهداف آموزشی، انتخاب و طراحی برنامه های آموزشی، اجرای برنامه ها و ارزشیابی از آنچه كه آموزش به وجود آورده است استفاده می شود. این فرآیندها یك سیكل پیوسته ای را به وجود می آورند كه همواره با نیازسنجی آموزشی آغاز می شود.

منبع

حسین جلیلیان

روزنامه همشهری