نقش سيستم حسابداري در جلوگيري از ايجاد ارقام باز

نقش سيستم حسابداري در جلوگيري از ايجاد ارقام باز

محمد روشن

 

·     سيستم کنترل داخلي مجموعه سياستها و رويه هايي است که مديريت واحد اقتصادي براي دستيابي به اهداف خود به کار مي گيرد و اين روشها براي تامين اطمينان نسبي از دستيابي به هدفهاي سازماني به وجود مي آيد.

·      دو موضوع کنترل و برنامه ريزي همواره در موسسات مالي مکمل هم بوده اند، کنترل شامل کنترل عمليات و برنامه ريزي است که چگونگي دستيابي سازمان به اهدافش را مشخص مي کند.

·      در دنياي امروز هيچ موسسه اي را نمي توان بدون استقرار يک سيستم حسابداري کارآمد تصور کرد. اين سيستم با سه عملکرد اطلاعاتي، کنترلي و خدماتي تقاربي خاص دارد.

 

مقدمه:

عصر حاضر زمان پيشرفت کليه علوم و فنون است و صنعت بانکداري نيز از اين قاعده مستثني نيست. تحولاتي شگرف در صنعت بانکداري با بکارگيري فن آوري و استفاده از سيستمهاي پيشرفته حسابداري ايجاد شده است که بسياري از آنان در گذشته دور از ذهن بودند. پيشرفتي که در زمينه هاي توسعه علوم و صنعت بانکداري ايجاد شده، پايان نيافته است و به نظر نمي رسد توقفي در پيش روي داشته باشد و چنانچه موسسه اي با اين حرکت همسو و آينده نگر نباشد و در انطباق و پيشي جستن از رقبا ترديد کند بالطبع مشکلاتي عديده در پيش روي خواهد داشت.

 

سيستم حسابداري و حسابداران آگاه از گذشته هاي دور در خصوص وجود مغايرت در حسابهاي موسسات مالي واکنش نشان داده اند چون ايجاد مغايرت و وجود ارقام باز اثرات نامطلوبي بر سيستم حسابداري دارد و چنانچه در رفع ارقام باز هاي ايجاد شده اقداماتي صورت نگيرد، مديران و ساير افراد از جمله استفاده کنندگان از صورتهاي مالي دچار ابهام و ترديد شده و ممکن است تصميمات ناصحيح اتخاذ نمايند.

 

در مقاله حاضر نقش سيستم حسابداري کارآمد براي ممانعت از ايجاد ارقام باز درحساب مرکز بررسي مي گردد

 

  نقش و اهميت حساب مرکز

در ارتباطات مالي بين واحدهاي مختلف بانکها، حساب مرکز نقشي مهم دارد بطوريکه استفاده از اين حساب به جزء لاينفک از عمليات آنها تبديل شده و اغلب بانکها از سيستم هاي پيشرفته در عمليات حسابداري و بانکي در اين زمينه استفاده مي کنند. اين حساب از يک سرفصل کل (ارزي يا ريالي) تشکيل گرديده که جهت مبادله وجوه و انتقال اسناد مالي ذيل معينهاي مشخص بين شعب يا ساير واحدهاي بانک استفاده مي گردد.

 

هنگامي که يک شعبه يا واحد بانک وجهي را بابت رويداد مالي مرتبط با واحد ديگر دريافت يا پرداخت مي نمايد ضمن صدور اسناد مربوطه نياز به حساب واسطه اي دارد تا از آن براي تسويه حساب خود با طرف مقابل اقدام و نقل و انتقال خود را در آن ثبت نمايد.

 

در محيط هاي مالي کنترل حسابهاي دو مانده اي از ضرورتي خاص برخودار است. براي مثال هر يک از معينهاي حساب مرکز از جمله چکهاي بانکي، انواع حوالجات، مبادلات و... ازخاصيت دو مانده اي (بدهکار – بستانکار) برخوردار بوده و مانده هر کدام به طور مرتب در حال تغيير است، با توجه به ارتباط بانک با مشتري که در برخي از اين حسابها به صورت مستقيم و بي واسطه است، ضرورت کنترل آنها با ايجاد ساختار کنترل داخلي مناسب بيشتر مي گردد.

 

نقش سيستم کنترل داخلي

سيستم کنترل داخلي مجموعه سياستها و رويه هايي است که مديران واحدهاي اقتصادي براي دستيابي به اهداف خود به کار مي گيرند،   اين روشها براي تامين اطمينان نسبي از دستيابي به هدفهاي سازماني به وجود مي آيد.

 

تمامي سيستم هاي کنترلي در بخشهاي مالي به منظور آگاهي از ميزان انحرافات و انجام اصلاحات و نهايتاٌ تعالي و رشد به بخشي هشدار دهنده نياز دارند که خروجي هاي سيستم حسابداري را با استانداردهاي مربوط مطابقت و موارد عدم تطابق را جهت رفع اشکال نمايان سازد، ضرورت وجود و تقويت اين بخش کنترلي در حسابهاي دو مانده اي همانند حساب مرکز هنگامي بارزتر مي گردد که مديران عالي موسسات مالي همانند بانکها بر رفع ازقام بازهاي موجود و لزوم ممانعت از ايجاد ارقام باز هاي احتمالي تاکيدي خاص دارند.

 

نظر به اينکه در حساب مرکز برداشت وجه از سرفصل يک معين مستلزم واريز آن وجه توسط واحد طرف به همان معين است اما در عمل شاهد مشکلات عديده اي در اين خصوص بوده که اين مشکلات در نهايت منجر به ايجاد ارقام باز مي شوند و در اين حالت است که نقش و وجود کنترلهاي داخلي بارزتر مي شود.

 

با توجه به اهداف کنترل داخلي، دامنه آن فراتر از کنترلهاي حسابداري است به عنوان مثال هنگامي که نرم افزاري براي جلوگيري از ايجاد ارقام باز تهيه و اجرا مي شود، مرحله اي از کنترل داخلي براي کمک به کنترل حسابداري اجرا مي شود.

 

اثرات متقابل سيستم حسابداري و ارقام باز بر يکديگر

حسابداري رشته اي از دانش است که با کاربرد آن، اطلاعات مربوط به معاملات، عمليات و رويدادهاي داراي اثر مالي به طور منظم جمع آوري،ثبت، تجزيه و تحليل بر حسب پول به عنوان مقياسي مشترک- اندازه گيري سپس آن رويدادها تجميع و تلخيص شده و در قالب گزارشهاي مختلف در اختيار اشخاصي قرار مي گيرد که مايلند درباره امور موسسه يا دادوستدهاي خود با آن آگاهانه تصميم بگيرند.

 

در تمامي سيستمهاي حسابداري ورودهايي به نام داده پردازش شده و اطلاعات توليد مي گردد چنانچه در مسير جمع آوري، تجزيه و تحليل و ثبت اسناد در اين سيستم خللي بوجود آيد ارقام باز ايجاد مي گردد، بعبارتي ورود داده هاي ناقص يا اشتباه سبب توليد اطلاعات مالي اشتباه مي گردد، به بياني ديگر چنانچه سيستم حسابداري مطلوب همراه با کنترل داخلي برقرار باشد از ايجاد ارقام باز ممانعت مي شود.

 

با توجه به اينکه سيستم به مجموعه عوامل وابسته اي گفته ميشود که نظام ارتباطي مشخص دارند،ارقام باز هنگامي بوجود مي آيد که در مسير اين سيستم خللي به وجود آيد.

 

به منظور ممانعت از اين روند دو موضوع کنترل و برنامه ريزي که همواره در موسسات مالي مکمل هم بوده اند مورد توجه  قرار مي گيرد.کنترل شامل کنترل عمليات و برنامه ريزي است که چگونگي موفقيت سازمان را در رسيدن به اهدافش مشخص مي کند.

 

در اين خصوص اگر اطلاعات را به عنوان يک منبع در نظر بگيريم، همانند ساير منابع نياز به اداره شدن دارد. بطور مثال با توجه به حساسيت حساب مرکز همواره مي بايد کنترلي بر چرخه اين حساب همانند ثبت و ارسال اطلاعات، ليست اسناد اختلافي، صورت تراز ارقام بازهاي ايجاد شده، روشهاي برطرف نمودن ارقام باز برنامه ريزي خاصي صورت گيرد و در اين خصوص چنانچه سيستم به تغيير يا بازسازي نياز داشته باشد آن را مد نظر قرار داد.

 

نتيجه گيري

در دنياي امروز هيچ موسسه اي را نمي توان بدون استقرار يک سيستم حسابداري کارآمد تصور کرد. اين سيستم با سه عملکرد اطلاعاتي، کنترلي و خدماتي تقاربي خاص دارد.

وجود ارقام باز در اين سيستم مي تواند تاثيري نامطلوب بر سه عملکرد فوق داشته باشد.

به وجود آمدن ساختاري مناسب براي ممانعت از ايجاد ارقام باز در حسابهاي مختلف و رفع ارقام بازهاي ايجاد شده ضمن کاهش هزينه هاي جاري و آتي، سبب افزايش کيفيت و شفاف سازي صورتهاي مالي در موسساتي همانند بانکها نيز مي گردد.

 

منابع و مآخذ:

1-     عالي ور عزيز و رضا شباهنگ- حسابداري صنعتي (برنامه ريزي و کنترل)، سازمان حسابرسي- جلد سوم، سال1370

۲-     مشتاق مصطفي و يدالله نوري فرد – بازرسي و کنترل داخلي – موسسه تحقيقات پولي و بانکي – چاپ چهارم 1382

۳- روشن، محمد. بررسي تطبيقي سيستم حسابداري ارزي بانک صادرات ايران و بانک ملت. پايان نامه کارشناسي ارشد حسابداري. موسسه عالي بانکداري ايران. تهران.  ۱۳۸۴

4.  Barry E, Cushing. Marshall B, Romney.1990. Accounting information systems .USA: Addison-Wesley publishing company.

 

منبع : وبلاگ حسابداری و بانکداری - 2000 new accounting (محمد روشن)

 


دسته ها :
يکشنبه هفدهم 4 1386
X