آشنایی با Microsoft Office 2003
توسط : mahdid

آشنایی با Microsoft Office 2003

ويژگي جديد فراواني براي كاربران حرفه اي به اين ويرايش افزوده شده، ولي آيا ضرورتي دارد كه كاربران خانگي هم نرم افزار خود را ارتقاء دهند ؟

نصب وراه اندازي
همچون ويرايش هاي يش مي توانيد اجزاي مختلف را روي ديسك نصب كنيد يا آنها را به صورت “ first-time use ” نصب نماييد ( در اين حالت فايل هاي مربوط به يك بخش از نرم افزار هنگامي كه براي اولين بار فراخواني مي شوند، به محل مخصوص خود كپي مي شوند)‌ و يا اين كه برخي از آنها را اصلا نصب نكنيد. گزينه آخر زماني سودمند است كه هرگز نيازي به نوارها (tabs ) و ليست هاي يك ويژگي خاص نداريد. يك گزينه ديگر نيز در اختيار است كه البته همچون گزينه“ first-time use ” در فضاي ديسك سخت صرفه جويي نمي كند ولي اين امكان را به شما مي دهد كه فايل هاي نصب شدني را روي ديسك نگه داريد. در اين صورت همين كه بخواهيد براي اولين بار از قابليت هاي بخش هاي مربوط استفاده كنيد. فايل ها خود به خود از ديسك سخت خوانده و به محل مناسب كپي مي شوند. حجم فايل هاي مربوط به امكانات اصلي Publisher, Outlook, powerpoint, Excel, Office pro-word و Access در مجموع 509 مگابايت است. علاوه بر اين 227 مگابايت فايل نصبي اختياري نيز موجود است. اين ويرايش از Office تقريبا 200 مگابايت حجيم تر از ويرايش پيشين آن است كه البته براي سخت- ديسك هاي امروزي چيزي به حساب نمي آيد. تفاوت ديگرش با ويرايش هاي پيشين اين است كه اين بار به Windows 2000 SP3 يا Windows XP نياز داريد: Office 2003 روي ويندوزهاي قديمي تر اجرا نمي شود. همانند Office XP مي بايست اين محصول را هم روي اينترنت يا توسط تلفن همراه فعال كنيد. فعال سازي از راه اينترنت تنها چند ثانيه طول كشيد و بدون اين كه نيازي به وارد كردن چيزي از سوي كاربر باشد، فقط مي بايست چند بار كليك كنيد. گرچه روزآمد سازي ويرايش Office XP فقط Outlook را در برنداشت- كه مي بايست روزآمد مي شد- اين فرآيند بسيار خوب انجام شد و همه تنظيمات همانند آنچه در Office XP بود، حفظ شد.

ظاهر تازه
گرچه منوها و نوار ابزارها تغيير شديد و چشم گيري نكرده اند ولي به گونه اي متفاوت به نظر مي رسند. ظاهر تخت و بي پيرايه آفيس XP و 2000 دستخوش تغيير شده است: جعبه ابزارها و نوارهاي حاشيه اي منوها با يك انحناي استوانه اي برجسته و قابل لمس شده اند. دكمه ها و سرمنوها زماني كه نشانگر ماوس روي آنها قرار مي گيرد نارنجي كم رنگ مي شوند و اگر آنها را بفشاريد رنگ نارنجي آنها پر رنگ مي شود. اينها گذشته از جذاب كردن محيط كار، به رويت پذيري اجزاي محيط كار مي افزايند، مثلا به راحتي متوجه مي شويد كه آيا حالت پر رنگ انتخاب شده است يا نه. گذشته از جنبه هاي ظاهري اين ويرايش مي توان گفت كه آنچه Office 2003 را بيش از همه خواستني مي كند در سه حرف خلاصه مي شود – XML . اين نيز همانند HTML يك mark-up language است و از برچسب ها تشكيل مي شود. اما در حالي كه HTML در درجه اول متوجه ظواهري مانند ‹ Font › است،برچسب هاي XML مي توانند به محتوا آدرس دهي كنند و با توجه به طرح كلي ( Schema ) تعريف شوند. بنابراين، به عنوان نمونه گروهي از توليد كنندگان پنير مي توانند يك برچسب ‹ Bordeaux › تعريف كنند كه نشان مي دهد داده اي با اين برچسب دربردارنده اطلاعاتي از پنير توليد بردو است. علاوه بر اين، مستنداتي كه با فرمت XML ذخيره شده اند را مي توان با موتورهاي ديگر پردازش داده بر پايه نوع داده شان مورد جست و جو قرار داد، نه فقط بر پايه كلمه هاي ساده. برتري اين روش روشن است- مانند اين است كه براي پيدا كردن اطلاعات يك پرواز به خصوص از يك موتور جست و جو مناسب مانند Expedia استفاده كنيد، نه اين كه عبارت “ flight+tehran+rome+Tuesday ” در Google تايپ كنيد. XML را همچنين مي توان توسط سرويس هاي وب براي انجام كارهايي چون فعال كردن يك نرم افزار ثبت سفارش در جهت كار با يك برنامه كنترل سهام در يك سازمان يا سازمان هاي مختلف به كار گرفت.

جست و جو
ويژگي بعدي پنجره Research است و زماني كه آفيس فعال شود به صورت مجموعه اي از منابع برخط ( Online ) و نابرخط ( Offline ) شكل مي گيرد. منظور از منابع نابرخط، thesaurus واژنامه و منظور از منابع برخط، Gale,Factiva,Elibrary,Microsoft Encarta و Commpany profiles است. هنگامي كه جست و جو انجام مي دهيد، پنجره Research با يافته هاي فشرده اي انباشته مي شود كه هر كدام در زير منبع خود گرد آمده اند و شامل يك لينك به مقاله اصلي هستند. با اينكه يك نمايش اين چنيني از قابليت كاري XML خيره كننده است،ولي انچه واقعا به دست مي آيد كمتر از چيزي است كه در برابر ديدگان شما قرار مي گيرد. ما بسياري از لينگ هايي به مقاله هاي Encarta اشاره داشتيد را امتحان كرديم. اين لينك ها در بيشتر مواقع به “‌ Pay to join ” منتهي مي شدند و اين در حالي بود كه يك جست و جوي مستقيم در Encarta ، مقاله را به صورت كامل و به رايگان در اختيار ما قرار مي داد. لينك هايlibrary E و Factiva نيز بدون پرداخت امكان دسترسي به مطلب را فراهم نمي كردند، گرچه بسياري از مطالب Factiva برگرفته از صفحات Observer,BBC و Times بودند كه به راحتي از سايت هاي خودشان قابل دسترسي هستند. با وجود اين كه مي توانيد خدمات جست و جو را مطابق نياز خود تنظيم كنيد ولي امكان افزودن سايت هاي دلخواهي همچون Wikiped و Google را نداريد. اين تا حدودي شرم آور است و ما را به اين نتيجه مي رساند كه اين ويژگي نه براي فني كردن دانش كاربر، بلكه براي غني كردن جيب شركاي مايكروسافت در نظر گرفته شده است. اعلام شده است كه قرار است يك قرار داد با آمازون ( http://www.amazon.com ) بسته شود تا كاربران بتوانند با انجام يك دان لود ( download ) رايگان، از امكان جست و جو در آمازون نيز بهره مند شوند. بدين ترتيب مي توان جزييات كتاب ها با جلد آنها را به صورت مستقيم به آفيس كپي كرد يا اينكه بدون ترك محيط آفيس كتاب خريد. نكته مثبتي كه مي توان به آن اشاره كرد، امكان ترجمه است كه توسط Worldlingo فراهم شده است. ما توانستيم يك مستند 3000 كلمه اي ورد را در عرض چند ثانيه از انگليسي به فرانسه ترجمه كنيم. متن ترجمه شده در يك پنجره IE پس داده شد. كيفيت ترجمه با توجه به اين كه توسط يك ماشين انجام شده بود، قابل قبول مي نمود. ولي بايد گفت كه هيچ كس انتظار ندارد ترجمه URL هايي كه به .co.uk منتهي مي شوند در زبان فرانسوي به صورت .co.r-u باشد! هنوز جا دارد زبان هاي بيشتري افزوده شوند- مانند يوناني، روسي و چيني. بخش ديگري از Task Pane كه مي توان از آن سخن گفت Shared Workspace است كه در Powerpoint, Excel, word موجود است كه براي ايجاد تبادل ميان اعضاي يك تيم در نظر گرفته شده است. اعضاي يك تيم مي توانند بدين وسيله مستندات خود را روزآمد كنند، وظايف را مشخص كنند و لينك هايي كه به منابع خارجي دارند به اشتراك بگذارند.

حقوق
محافظت از مستندات و صفحات گسترده به وسيله كلمه عبور چيزي است كه از مدت ها پيش در اختيار كاربران قرار داشته است ولي مايكروسافت اين روش را يك گام به جلوتر برده است و به ابزاري دست يافته كه مديريت حقوق اطلاعات ( Information Rights Management ) نام گرفته است. به وسيله اين ابزار كه تنها در ويرايش حرفه اي يا در برنامه هاي مستقل ( Standalone ) موجود است، نويسنده يا صاحب يك مستند مي تواند دسترسي را بنا به كاربر محدود كند. براي بهره مندي كامل از اين خدمت، سازمان شما مي بايد به يك سرويس دهنده مديريت حقوق مجهز شود، در غير اين صورت مي بايست با ثبت يك گذرگاه Net . رايگان در مايكروسافت به صورت آزمايشي از آن استفاده كنيد.

Word
علاوه بر نمايش ( view ) هاي معمولي ( Normal )،طرح چاپ ( Print Layout )، وب و طرح كلي ( Outline )، ورد به يك نمايش تكميلي ديگر نيز مجهز شده كه Reading view نام دارد. اين وضعيت نمايش كه در درجه اول براي كاربران لپ تاپ طراحي شده است آن قدر كه از نامش بر مي آيد مسخره نيست. اين نمايش همه جعبه ابزارهاي اضافي را پنهان مي كند و به صورت اختياري نقشه مستند يا تصاوير كوچك ( thumbnail ) صفحه جديد را نشان مي دهد، خط پوشاني ( Line-wrapping ) طرح را ناديده مي گيرد و مستند را روي سطحي كاغذ مانند نمايش مي دهد. در اين وضعيت هنوز هم مي توانيد متن را ويرايش كنيد، ابزارهاي نشانه گذاري را به كاربريد و تا حد دلخواه زوم كنيد. همان طور كه پيشتر ذكر شد مي توانيد مستندات را در فرمت XML ذخيره كنيد. اگر از ويرايش حرفه اي آفيس استفاده مي كنيد، مي توانيد يك طرح كلي XML به هر مستند از ديالوگ هاي قالب ها يا Add-ins الحاق كنيد. برخلاف تيم اكسل، توسعه دهندگان ورد هرگز نتوانسته اند به طور كامل بر چالش هاي قرار دادن دو مستند در يك پنجره و در كنار يكديگر غلبه كنند. آنها در آفيس 2000 به كلي از خير اين قابليت گذشتند، به طوري كه هر مستند در نمونه جداگانه اي از برنامه به نمايش در مي آمد. اين كار در آفيس XP ممكن است ولي نيازمند انبوهي از تغييرهاي دستي انداره ها است. ورد 2003 تا حدودي بهتر است و يك دستور “ Compare-side-by-side “ در آن پيش بيني شده است. نامناسب بودن رابط گرافيكي موضوع آزاردهنده ديگري است كه دستخوش بهبودي نشده است ، هنوز هم لازم است 10 بار كليك كنيد تا به پوشه اي كه مثلا در لايه سوم قرار دارد برسيد.

اكسل
كاربران اكسل به جز بستر مشترك XML ، مديريت حقوق و Wokspace براي به اشتراك گذاري از چند مورد ديگر نيز بهره مند مي شوند. مستندات هوشمند مانند قالب هاي Supercharched ( Supercharged templates ) كار مي كنند و مي توانند مثلا به عنوان گزارش و فاكتور هزينه هاي انجام شده در يك ماموريت اداري به كار روند. اين مستندات هوشمند خود فيلدهايي كه از آنها اطلاع دارند- مانند نام و بخش شما- را پر مي كنند و پس از اين كه شما ساير جزييات را پر كرديد، آن را به رئيس تان مي فرستد. كاركردهاي ليست ها بهبود يافته اند و با فضاي كاري ( Workspace ) به صورت مشترك كار مي كنند، برخي توابع آماري مانند CRITBINOM و HYPGEMDIST بهتر شده اند و همانند آنچه در ورد وجود دارد، مي توان مستنداتر را پهلو به پهلو ( side by side ) نمايش داد.

Powerpoint
بالاخره، پس از يك انتظار طولاني powerpoint به يك نمايش دهنده مستقل ارتقاء پيدا كرد كه روي ويندوز 98 و ويندوزهاي بعدي اجرا مي شود. يك CD وجود دارد كه به همراه Windows xp burner يا به كمك نرم فزار ديگري روي ويندوز 2000 كار مي كند. يك جعبه ابزار نمايش اسلايد جديد امكاناتي براي يادداشت كردن يا روشن كردن بخشي از متن و دكمه هايي براي جهت يابي در اختيار مي گذارد. و كاربران از همان مديريت حقوق اطلاعات و فضاي كاري مشترك كه در ورد اكسل وجود داشت در محيط Powerpoint نيز برخوردارند.

اكسس
اكسس از شماري بهبودي كوچك بهره مند شده است. از اين ميان مي توان به فعال سازي برچسب هاي هوشمند موجود در ورد و اكسل XP اشاره كرد. مي توانيد اطلاعات مربوط به وابستگي اشياي بانك اطلاعاتي را به رو به بالا و رو به پايين ببينيد. يك سيستم كنترل خودكار خطا در فرم ها و گزارش ها موجود است. مورد ديگر رشد و گسترش خودكار خاصيت هاي فيلدهاست، يعني زماني كه خواص يك فيلد ارث برده را جرح و تعديل مي كنيد، كنترل هاي وابسته به آن فيلد بنا به وضعيت روزآمد مي شوند. همچنين يك ويژگي پشتيبان گيري جديد موجود است كه به شما امكان ذخيره كردن يك نسخه موضعي از بانك اطلاعاتي را پيش از اعمال تغييرات بزرگ مي دهد.

Outlook
بي گمان outlook را مي توان از لحاظ ميزان توجهي كه به آن شده فرزند ناز پرورده اين خانواده دانست. ظاهر اين نرم افزا ربه طور كامل تغيير كرده است. براي مثال هنگام خواندن يك نامه الكترونيكي صفحه به سه بخش تقسيم مي شود. كادر Navigation كه در سمت چپ قرار دارد ليستي از پوشه هاي ميل را نشان مي دهد همين طور دكمه هاي جهت يابي براي رفتن به بخش هاي ديگر outlook . كادر مياني ليستي از موارد موجود در پوشه جاري را نشان مي دهد و در سمت راست كادري براي خواندن قرار دارد كه جايگزين كادر preview پيشين شده است. در اين وضعيت نه تنها متن بيشتري نمايش داده مي شود بلكه همچون ورد بر قابليت خوانايي متن نيز تاكيد شده است. هنوز هم مي وانيد با دوبار كليك كردن بر روي يك مورد آن را در يك پنجره جداگانه به نمايش درآوريد. ولي مساله اين است نيازي به اين كار پيدا نمي كنيد. بهسازي هاي outlook فراتر از حد تجملات و زيبايي است. گزينه اي براي بلوكه كردن محتوا خرجي يك پيغام وجود دارد. مثلا بدين ترتيب از دسترسي كامپيوتر شما به گرافيك هاي موجود در سرويس دهنده فرستنده جلوگيري مي شود. اين نيز مي تواند به نوبه خود مشكل ساز باشد، چرا كه اين جلوگيري موجب اشكال وبي مي شود. اين گرافيك هاي كوچك گاه درخواستهايي به سرويس دهنده مي فرستند. اينها مي توانند در عوض اطلاعاتي چون آدرس IP كامپيوتر، زمان و مدت خواندن و اطلاعات ديگري كه به نظر شما ربطي به آنها ندارد، به كار رود. بهسازي مفيد ديگري كه صورت گرفته است فيلتر نامه هاي ناخواسته است كه از فن آوري مايكروسافت براي تشخيص هرزنامه بودن استفاده مي كنند. اين پيغام ها پاك نمي شوند، بلكه به پوشه خود منتقل مي شوند شما مي توانيد با توجه به فرستنده آنهايي كه نامطلوب نيستند را نجات دهيد. Quick Flags پيشرفت ديگري است، براي موقعيتي كه وقت كافي براي پاسخ دادن به يك ميل مهم نداريد. در اين حال اگر از Quick Flag استفاده كنيد، ميل شما در يك پوشه ديگر قرار مي گيرد تا در اولين فرصت به ان پاسخ دهيد. مي توانيد يك تقويم به صورت پهلو به پهلو در اختيار داشته باشيد. همچنين مي توانيد توسط مجموعه اي از ضابطه ها و معيارها، ميل ها را به پوشه هاي جست و جو بفرستيد. قابليت هاي فراوان ديگر نيز وجود دارد كه در اينجا محال پرداختن به آن نيست.

آيا ارتقاي آفيس براي شما ضروري است؟
مايكروسافت چيزي در حدود 90 درصد از درآمدش را از شركت ها و سازمان هايي كه با آنها در رابطه با آفيس طرف قرار داد است دريافت مي كند. بنابراين شگفت آور نيست كه اطلاعات و فضاي كاري مستند- موارد لازمي براي كارهاي بزرگي است كه همين شركت با آنها روبرو هستند. براي ساير افراد كه چندان عجله اي به تعيف شماهاي XML ندارند يا خيلي با محدود كردن محتواي مستندات خود سرو كار ندارند، آنچه عايد مي شود كمتر است. با اين وجود ، Outlook يك استثناء است، چرا كه بهسازي هاي اين برنامه بسيار قابل توجه قرار گيرد. متاسفانه كادر Research ، به صورتي كه اكنون ارائه شده بسيار نامناسب و نااميد كننده است. اين مورد كه از پتانسيل تبديل شده به يك ابزار كارآمد برخوردار است ولي در حال حاضر چيزي در حد يك تابلوي تبليغاتي است.

نظر یادتون نره؟

يکشنبه 13/8/1386 - 14:8
پسندیدم 0
UserName