آموزش Excel - قسمت چهارم
توسط : mahdid

آموزش Excel - قسمت چهارم

آدرس دهي مطلق فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود : حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق حقوق پايه را در ستون B مينويسيم. براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم. در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم. ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه ميشود. چرا؟ چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A$1 قالب بندي خانه ها در Excel در Excel اين توانايي را داريم که قالب بندي يا فرمت يک سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن يا .... کنيم. همچنين ميتوانيم دور سلول كادر بياندازيم يا رنگ زمينه آنرا عوض كنيم. براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي ميکنيم : روش اول : 1- انتخاب منوي Format 2- انتخاب گزينه Cells روش دوم : بر روي خانه هاي مورد نظرکليک راست کرده و گزينه Format Cells را انتخاب ميکنيم. با اجراي يکي ازسه روش بالا پنجره اي باز ميشود که داراي Tab هاي زير است : روش سوم : فشردن کليدهاي ctrl +1 الف - Number : توسط اين Tab ميتوانيم نوع اطلاعات ورودي را تعيين کنيم. اين Tab شامل گزينه هاي زير ميباشد : - Sample : هر فرمتي را که انتخاب کنيم، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش ميدهد. - Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص ميکنيم که شامل انواع زير ميباشد : 1- General : اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هر گونه قالب بندي نشان ميدهد. و اگر عددي در سلول جا نشودآنرا به صورت نمايي نشان ميدهد. 2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان ميدهد. در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر ميشود. همچنين در اين قسمت ميتوانيم تنظيمات زير را انجام دهيم : - Decimal Places : در اين قسمت ميتوانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين کنيم. - Negative Number : در اين حالت ميتوانيم مشخص کنيم که عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود. يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود. ( توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل ميكند. ) - Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست اين گزينه ميگذارد. 3- Currency : مقادير را همراه با سمبلجدا کرده و علامت (، ) پول رايج نشان ميدهد. در اين حالت ميتوان تنظيمات زير را انجام داد : - Symbol : نوع واحد پول را مشخص ميکنيد. در اين قسمت واحد پول کشورهاي مختلف نمايش داده شده و ميتوانيم واحد دلخواه خود را انتخاب کنيم. - Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند. 4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي ، قالب بندي حسابداري ميباشد و علامت پولي در منتهاالهيه سمت چپ آن نوشته ميشود. 5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان ميدهد. و ما ميتوانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب کنيم. مثلاً مدلي را انتخاب کنيم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و يا مدلي را انتخاب کنيم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد. 6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان ميدهد. انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند. ما ميتوانيم مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب کنيم که ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد. و يا .... 7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان ميدهد. نکته در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نميکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنيم يا اول قالب بندي را تنظيم کنيم. ولي در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنيم ، عدد را در 100 ضرب ميکند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage کنيم، و بعد عدد را بنويسيم، تغييري در عدد نميدهد. 8- Fraction : مقادير را بصورت عدد صحيح نشان ميدهد که بدنبال آن نزديک ترين کسر به مقدار واقعي ظاهر ميشود. براي نوشتن يک عدد مخلوط کافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يک فاصله بدهيم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج کسر را بنويسيم. اگر عدد 6 5/10 را بنويسيم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 ميشود. اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند، کافي است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنيم. در اين حالت نگاه ميکند ببيند مخرج اصلي بايد درچند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب ميکند. 9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان ميدهد. 10- Text : مقادير را به همان صورتي که وارد شده اند نشان ميدهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي کرده باشيم، Excel آن را به صورت متن نشان ميدهد و مقادير آنرا محاسبه نميکند. (کاردرکارگاه 7 تمرين 8 تا 13 ) 11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص ( مانند كد پستي ، کد پستي به اضافه چهار رقم، يا شماره تلفن، شماره تامين اجتماعي) نشان ميدهد. مثلاً اگر در يک سلول يک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمي) تايپ کنيم ، با انتخاب اين فرمت به صورت قالب بندي تلفن در مي آيد. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد ميکنيم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و مي فهميم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT ميباشد. 12- Custom : براي ايجاد يک قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده ميکنيم كه خارج از بحث ما ميباشد. ب- Alignment : توسط اين Tab ميتوانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين کنيم. اين Tab شامل قسمتهاي زير است : 1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين ميکند. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است : • General : هم ترازي پيش فرض • Left : هم ترازي داده ها را به سمت چپ ( استفاده براي ارقام) • Center : هم ترازي داده ها در مرکز • Right : هم ترازي داده ها به سمت راست ( براي متون ) • Fill : تمام سلول را با متني که در آن نوشته شده است ، پر ميکند. • Justify : يک تراز مناسب براي سلول در نظر ميگيرد . معمولاً براي زماني است که اطلاعات در سلول نگنجد. • Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي ميگذارد. 2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم ميکند. اين گزينه شامل قسمتهاي زير است : • Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول • Top : هم ترازي داده ها در بالاي سلول • Center : هم ترازي داده ها در وسط يا مرکز سلول • Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز ميشوند. ( بدين معني که داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي ميشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها ) 3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است : • زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس ميتوان تعيين کرد. • Degrees : زاويه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليد هاي Increase و Decrease تعيين كرد. 4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است : • Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه ميتوان آنرا شکست. در نتيجه ارتفاع سطر افزايش مي يابد. • Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي کوچک مي شود که در داخل سلول بگنجد. • Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد ميتوان سلولهايي را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار اين گزينه تيک زد. اين عمل باعث ميشود که اين سلول ها بهم پيوسته و يک سلول شوند. ج- Font : توسط اين قسمت ميتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است : 1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين ميکنيم. 2- Font Style : در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که خط کج ( Italic) يا تو پر(Bold) يا کج و تو پر (Bold Italic) و يا معمولي (Regular) باشد. 3- Size: در اين قسمت سايز قلم را تعيين ميکنيم. 4- Underline: در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که زير متن خط کشيده شود يا نه. و نوع خط را تعيين ميکنيم. • None : خط نميکشد. • Single : خط تکي زير متن ميکشد. • Double : دو خطي زير متن ميکشد. • Single Accounting : تک خط زير کشيده ترين حرف کشيده ميشود.( يعني تمام حروف بالاي خط نوشته ميشوند.) • Double Accounting : دو خطي زير تمام حروف و زير کشيده ترين حرف کشيده ميشود. 5- Color : در اين قسمت رنگ خطوط را متن را تعيين ميکنيم. 6- Effect : شامل قسمتهاي زير است : • Strike Through : بر روي متن خط ميکشد. • Super Script : براي بالا نويسي استفاده ميشود. اگر بخواهيم A2 بنويسيم کافي است A2 را نوشته . سپس 2 را انتخاب کنيم و اين گزينه را فعال کنيم. • Sub Script : براي زير نويسي استفاده ميشود. 7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان ميدهد. د- Border : توسط اين Tab ميتوانيم حاشيه بندي انجام دهيم. که شامل قسمتهاي زير است : 1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص ميکنيم. 2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص ميکنيم. 3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص ميکنيم. • None : حاشيه نميگدارد. • Outline : دور سلولها حاشيه ميگذارد. • Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه ميگذارد. 4- Border : در اين قسمت ميتوانيم تعيين کنيم که کدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد. نيز ميتوانيم تعيين کنيم که فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلول حاشيه داشته باشد. نکته براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين ميکنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click ميکنيم. هـ - Patterns : در اين قسمت ميتوانيم رنگ زمينه را تعيين کنيم. که شامل گزينه هاي زير است : • Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب ميکنيم. • Pattern : در اين قسمت ميتوانيم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنيم. همچنين رنگ هاشور را تعيين كنيم. حذف قالب بندي سلولها : همانطور كه در فصل سوم گفته شد براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب ميكنيم. توسط اين دستور مي توانيم اعمال رياضي، منطقي و ديگر توابع را بر روي داده ها داشته باشيم. براي استفاده از توابع به يكي از روشهاي زير عمل ميكنيم : روش اول : 1- بر روي Paste Function , Icon ( )كليك مي كنيم. 2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص مي كنيم. كليه توابع در 8 دسته طبقه بندي شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعي كه به تازگي از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانيم ميتوانيم آنرا در All پيدا كنيم. 3- در قسمت Function name تابع را مشخص مي كنيم. 4- در پنجره اي كه باز مي شود به دو طريق مي توانيم عمل كنيم: الف : در كادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد كنيم. براي وارد كردن محدوده آدرس كافي است ابتدا آدرس اولين خانه محدوده را وارد كرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تايپ كنيم و بعد آدرس آخرين سلول محدوده را وارد كنيم. همچنين ميتوانيم بر روي Collapse Dialog اين كادر كليك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنيم. ب : در هر كادر يك آدرس وارد كنيم. براي اين كار در كادر اول آدرس اولين سلول را تايپ كرده. بر روي كادر دوم كليك كرده ،آدرس دومين سلول را تايپ ميكنيم. و الي آخر .... معمولاً زماني از اين روش استفاده ميكنيم كه سلولها پراكنده باشند. 5- OK را مي زنيم. روش دوم : 1- منوي Insert را انتخاب مي كنيم. 2- زير منوي Function را انتخاب مي كنيم. 3- بقيه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است. روش سوم: 1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهاي آن تايپ مي كنيم. ( توابع و آرگومانهايش در قسمت بعد توضيح داده شده اند. ) 2- اگر قبل از آن = گذاشته باشيم كه Enter مي كنيم در غير اين صورت بر روي = در نوار فرمول Click مي كنيم. روش چهارم: 1- در يك خانه (خانه اي كه مي خواهيم حاصل نوشته شود) علامت = را تايپ مي كنيم يا علامت = در خط فرمول را مي زنيم. 2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر مي شوند، كافي است بر روي drop down آن Click كنيم تا همه توابع را ببينيم. تابع مورد نظر را انتخاب مي كنيم. 3- بقيه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است. چند تابع معروف 1- تابع مجموع (SUM ) : براي فعال كردن اين تابع يا آنرا تايپ كرده يا به يكي از روشهاي گفته شده در بالا عمل مي كنيم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب مي كنيم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب مي كنيم فرمت كلي اين دستور به شكل زير است: ( از اين دو فرمت زماني که بخواهيم فرمول را تايپکنيم استفاده ميکنيم. ) 1- SUM -number 1 : number 2 2- SUM -number 1;number2;.. نکته معمولاً براي زماني كه اطلاعات در سلولهاي مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهاي غير مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده ميكنيم. 2- تابع ميانگين(Average ) : از اين تابع براي محاسبة ميانگين استفاده ميشود .اين تابع جزء گروه Statistical است. شكل كلي آن بصورت زير است : 1- Average - number 1 ; number 2 ;... 2- Average - number 1 : number 2 3- تابع ماكزيمم (Max): ‌از اين تابع براي پيدا كردن ماكزيمم چند مقدار استفاده ميكنيم : اين تابع نيز جزء گروه Statistical است. و شكل كلي آن به صورت زير است : 1- Max - number 1 ; number 2 ; …. 2- Max - number 1 : number 2 4- تابع مينيمم (Min) : از اين تابع براي محاسبة ميانگين اعداد استفاده مي شود و جز توابع گروه Statistical ميباشد. شكل كلي آن به صورت زير است : 1- Min - number 1 ; number 2 ; …. 2- Min - number 1 : number 2 5- تابع شمارنده (Count) : از اين تابع براي شمارش تعداد خانه هاي پر شامل اعداد استفاده ميشود . اين تابع نيز جز توابع گروه Statistical ميباشد و فرم كلي آن به صورت زير است : 1- Count - value 1 ; value 2 ; …. 2- Count - value 1 : value 2 6- تابع Round : از اين تابع براي گرد كردن اعداد استفاده مي شود و جز توابع گروه Math & Trig مي باشد و شكل كلي آن به صورت زير است : Round - number 1 ; num_digits قسمت Number براي معرفي عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامي است كه بايد گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولين رقم بعد از رقم حذفي مي كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود اعداد را مي نويسد ولي اگر بزرگتر از 5 بود يك رقم به آخرين رقمي كه ميماند اضافه مي كند. Auto sum : توسط اين دستور مي توانيم تعدادي خانه را با هم جمع كنيم در اين حالت كافي است در خانه اي Click كنيم، Excel خانه هاي در محدودة خانة انتخابي ما را در نظر مي گيرد و مجموع آنها را حساب مي كند و خانه هاي انتخابي را به ما نشان مي دهد. اگر اين خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب مي كنيم. براي فعال كردن اين دستور كافي است آيكون Auto sum ( ) را از نوار ابزار Standard انتخاب كنيم.
نظر یادتون نره؟

يکشنبه 13/8/1386 - 14:5
پسندیدم 0
UserName