مدیریت Inbox و Label

(قسمت اول)

هنگامی که شما حساب کاربری جیمیل خود را ایجاد می کنید بعد از گذشت مدت زمانی، ممکن است با دسته ای از پیام ها رو به رو شوید که هر روزه آن ها را دریافت می کنید. در صورتی که به دنبال راهی مناسب برای کنترل و نظارت بیشتر بر پیام های ورودی باشید می توانید از فیلتر پیام های جیمیل استفاده کنید. این نوع فیلتر به کار رفته در جیمیل این امکان را به شما می دهد تا نظارت بیشتری بر پیام های ورودی داشته و آن هایی را که از اهمیت کمتری برخوردار هستند، در داخل Labelها فیلتر کنید.

گروه بندی اتوماتیک صندوق پستی با استفاده از تب های پیکربندی

در حال حاضر جیمیل تب هایی را ارائه کرده است که به صورت خودکار صندوق پستی شما را دسته بندی می کنند. با استفاده از این ویژگی صندوق پستی شما به دسته های مختلفی از جمله Primary( اولیه)، Social(اجتماعی)، Promotions(تبلیغات)، Updates (به روز رسانی)، Forums(انجمن) تقسیم می کند. اگر شما در بسیاری از خدمات آنلاین شرکت می کنید این ویژگی می تواند بسیار کارآمد باشد.

در واقع پیام های دریافتی می تواند از انواع خاصی از سایت ها و یا با محتوای خاصی دریافت شوند و این بخش بندی Inbox موجب می شود تا بهم ریختگی کمتر شود.

تب هایی که در صندوق پستی مشاهده می کنید قابل تغییر هستند و می توانند تب های دیگری را جایگزین کنید. برای تغییر تب های قابل مشاهده بر روی آیکون + که در سمت راست سایر تب ها قرار دارد، کلیک کنید.

در بخش Select tabs to enable می توانید تب هایی را که می خواهید مشاهده کنید با تیک زدن کادر کناری، آن ها را در صندوق خود مشاهده کنید.

راه دیگری برای انتخاب تب های مورد نظر آن است که در قسمت Settings به بخش Inbox رفته و تب های مورد نظر خود را انتخاب کنید.

به این نکته توجه داشته باشید، در صورتی که تبی را از صندوق پستی خود پنهان کنید پیام های مربوط به آن بخش به تب Primary منتقل می شوند. همچنین نمی توانید نام تب ها را سفارشی کنید و نام دلخواه خود را بر روی آن ها بگذارید.

به منظور سازماندهی کردن صندوق پستی می توانید از سبک ها و تنظیمات مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال می توانید از تب های قابل مدیریت و یا بخش هایی همچون Unread وStarred  و Important و ... استفاده کنید.

همچنین ممکن است شما در ابتدای Inbox خود مایل به مشاهده پیام های خوانده نشده باشید و یا این که پیام های ستاره دار را مشاهده کنید. برای انجام این کار به Setting رفته و در تب Inbox در قسمت Inbox type نوع مورد نظر خود را انتخاب کنید.

توجه داشته باشید که می توانید تعداد پیام های نمایش داده شده در هر صفحه را نیز تغییر دهید. بدین ترتیب که در گوشه سمت راست با کلیک بر روی فلش گزینه های مختلف را مشاهده خواهید کرد.

در زیر تب Primary فلشی را مشاهده می کنید که با انتخاب آن می توانید نوع صندوق خود را که در روش قبل توضیح داده شد را تغییر دهید. اگر ماوس خود را بر روی هر یک از گزینه ها نگه دارید توضیح کوتاهی از هر یک نمایش داده می شود.

سازماندهی پیام ها با استفاده از برچسب ها

برچسب ها این امکان را به شما می دهند تا بتوانید پیام های صندوق پستی خود را گروه بندی کنید. برچسب ها مانند فولدر کار می کنند با این تفاوت که شما می توانید به یک پیام چندین برچسب را اختصاص دهید. جیمیل حداکثر می تواند 5000 برچسب را پشتیبانی کند که در صورت استفاده بیشتر از این مقدار جیمیل شما آهسته تر می شود و ممکن است با خطاهایی رو به رو شوید. بهتر است برخی برچسب های غیر ضروری را حذف کنید. حذف برچسب به معنای حذف پیام نیست.

ایجاد یک برچسب جدید

شما می توانید برچسب های مورد نظر خود را برای حرکت پیام ها به داخل آن ها بسازید و Inbox خود را سازمان دهی کنید. همچنین شما قادر خواهید بود برچسب های تو در تو نیز ایجاد کنید. به منظور ایجاد یک برچسب سفارشی در منوهای سمت چپ صفحه جیمیل بر روی More کلیک کنید و گزینه Create new label را انتخاب کنید.

در قسمت Please enter a new label name نام مورد نظر خود را برای Label انتخاب کنید.

از آن جایی که برچسب (Label) ایجاد شده به عنوان برچسب والد است تنها دارای sub-label است اما اگر بخواهید برچسب تو در تو ایجاد کنید و آن برچسب را به برچسب پدر اختصاص دهید می بایست تیک گزینه Nest label under را زده و نام مورد نظر را در کادر مورد نظر وارد کنید.

قبل از ایجاد برچسب تو در تو می بایست برچسب والد وجود داشته باشد و بعد اقدام به ساخت برچسب دیگری کرد. شما می توانید در کادر Please enter a new label name هم نام برچسب والد و هم فرزند را وارد کرده و تنها ان ها را با یک / از هم جدا کنید و دیگر نیازی به پر کردن بخش Nest label under نخواهد بود.

پس از ساختن Labelهای مورد نظر آن ها را در لیست Labelها مشاهده خواهید کرد.

                       ادامه دارد...

فائزه خاموشی

بخش دانش و زندگی تبیان

منابع:

howtogeek

Inbox Management and Labels”‌ Lori Kaufman”‌

How to Manage Labels in Gmail