ارائه جذابتر در ‏Powerpoint

مارك تواین می‌گوید: «بیش از 3 هفته طول می‌كشد تا برای یك سخنرانی بداهه خـوب آماده شوید.» اگر ‏یك شخصیت برجسته ادبـی مانند مارك تـواین برای یك سخنرانـی بداهه چنیـن زمانی راصـرف می‌كند، ‏ارائه مطالب كـاری بـرای ما عملی بسیار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن برای آن روز بزرگ، ‏می‌توانید ویژگی‌های برنامه ‏PowerPoint‏ را با مهارت خود در ارائه مطالب تركیب سازید. در این مقاله به ‏چگونگی انجام این كار می‌پردازیم.‏

1. ‏ ‏زمان را كاهش دهید

به منظور اینكه مطالب ارائه شده‌تان عادی و در عین حال با سازماندهی مناسب به نظر برسد، باید آن را ‏چندین بار مرور كنید. برای انجام این كار به گونه‌ای كارآمد، برنامه ‏PowerPoint، دارای یك ویژگی با نام ‏Rehearse Timings‏ است. از این ویژگی می‌توانید برای بررسی طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده كرده ‏و در ضمن اطمینان یابید كه مدت زمان زیادی را بر روی هر اسلاید صرف نكرده‌اید.

بدین منظور در هر یك از نماهای ‏Normal‏ یا ‏Slide Sorter، به ترتیب گزینه‌های ‏Show‏ و ‏Rehearse Timings‏ ‏را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید بـا كلیك روی دكمـه ‏Rehearse Timings‏ در نـوار ابزار ‏Slide Sorter‏ (كه ‏هر زمان در نمای ‏Slide‏ ‏Sorter، مطالب را مشاهده كنید، نمایش داده می‌شود)، آن را راه‌اندازی كنید. به ‏محض انجام این كار، مطالب ارائه شده به صـورت ‏Slide Show، آغـاز می‌شـوند و بـا نمـایـش نـوار ابـزار ‏Rehearse Timings، تكمیل می‌شود. در این حالت، شما باید به توضیح در مورد اول اسلایدتان بپردازید؛ ‏درست مانند آنكه این كار را در حضور عـده‌ای از افراد انجام می‌دهید. با كلیك ماوس به اسلاید بعدی بروید و ‏سپس به توضیح اطلاعات موجود در اسلاید دوم بپردازید. این فرآیند را تا زمانی كه كل مطالب ارائه شوند، ‏تكرار كنید.

سپس یك كادر پیام ظاهر شده و طول كلی ارائه مطالب را مشخص خواهد كرد و از شما خواهد پرسید كه ‏آیا مایلید اسلایدها را زمان‌بندی كنید یا خیر. دكمه ‏Yes‏ را انتخاب كنید تا مطالب را در نمای ‏Slide Sorter‏ ‏مشاهده كرده و ببینید در چه مدت زمانی هر اسلاید را نمایش داده‌اید. (اگر قصد دارید مجدداً این فر‌آیند را ‏تكرار كرده و یا زمان‌بندی جدیدی را اعمال كنید، گزینه ‏No‏ را برگزینید).

در نهایت، به خاطر داشته باشید كه ویژگی ‏Rehearse Timings‏ فقط یك ابزار است. اگر قصد دارید این ‏مطالب را خودتان برای افرادی دیگر نمایش دهید ( به جای آنكه در كیوسك‌ هایی نمایش داده شوند)، ‏می‌توانید خودتان به صورت دستی سرعت هر اسلاید را مشخص كنید. به منظور انجام ایـن كـار، ‏گزیـنه‌هـای ‏Set Up Show‏ > ‏Slide Show‏ را انتخاب كنید.

در بخش ‏Advance Slides، گزینه ‏Manually‏ را انتخاب كنید. با كلیك روی دكمه ‏OK، كادر محاوره‌ای ‏Set Up ‎Show‏ را ببندید.‏

2. قدرت لیست ها (استفاده از بالت‌)

با قرار دادن اطلاعات بیش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طریق ‏PowerPoint‏ ممكـن است ارائه ‏مطالبتان را خـراب كنید. به منظور جلوگیـری از گیـج و یا كسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زیاد ‏اطلاعات، جملات كاملی را با چندین كلمه ایجاد كرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت لیست آنها را نمایش دهید.

خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در ‏PowerPoint‏ آسان است. برنامه ‏PowerPoint‏ به طور پیش فرض از ‏چیدمان ‏Title And Text‏ بـرای تمامـی اسلایدهـای ارائه مطلب بهره می‌گیرد. اگر روی منوی ‏Insert‏ و ‏سپس ‏New Slide‏ كلیك كنید، ‏PowerPoint‏ اسلاید جدیدی را با ‏استفاده از این چیدمان ایجـاد می‌كند. روی كادر پایینـی اسلاید (متن) كلیـك كنید و متـن مـوردنظر برای ‏اولین بـالت را وارد كنید. دكمه ‏Enter‏ را فشار دهید تا بالت دیگری ایجاد شود و همین روند را ادامه دهید.

همچنین می‌توانید بالت‌هایی را به متن فعلی اضافه كنید. به منظور انجام این كار، پاراگراف‌ها را انتخاب ‏كرده و روی دكمه ‏Bullets‏ در نوار ابزار ‏Format‏ كلیك كنید. از آنجائیكه دكمه ‏Bullets‏ دو حالته است، ‏می‌توانید با انتخاب پاراگراف‌های مناسب و سپس كلیك روی دكمه ‏Bullets، بالت‌ها را حذف كنید. به منظور ‏تغییر نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌های موجود در اسلاید را انتخاب كرده و به ترتیب گزینه‌های ‏Format‏ و ‏Bullets And Numbering‏ را انتخاب كنید. در كادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ روی زبانه ‏Bulleted‏ ‏كلیك كرده و یك سبك بالت را انتخاب و سپس روی ‏OK‏ كلیك كنید.

همچنین می‌توانید از یك تصویر به عنوان بالت بهره ببرید. به منظـور انجام این كار، روی دكمه ‏Picture‏ در ‏صفحه ‏Bulleted‏ در كادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ كلیك كنید. در كادر محاوره‌ای ‏Picture Bullet‏ ‏پیمایش كنید تا تصویر گرافیكی یا فایل مورد نظر را یافته و روی آن دابل كلیك كنید. روش دیگر برای تغییـر ‏بالت‌ها، بزرگ‌تر یا كوچك‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پیش فرض، اندازه بالت‌ها، 75% ‏اندازه متن است. به منظور افزایش (یا كاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب كرده و سپس كادر محاوره‌ای ‏Bullets And Numbering‏ راباز كنید. در كادر متنی ‏Size‏ مقدار در صدی (از 25% تا 400%) را وارد كرده و ‏سپس روی ‏OK‏ كلیك كنید.

در صورت لزوم از اعداد استفاده كنید

در حالی كه بالت‌ها متداول‌ترین نشانه‌گذار در برنامه ‏PowerPoint‏ هستند، بهتر است زمانی كه قصد دارید ‏ترتیبی را نشان دهید(فرضاً دستور تهیه غذا یا طرز ایجاد دستگاهی را شرح دهید)، از اعداد استفاده كنید.

برای انجام این كار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب كرده و سپس روی دكمه ‏Numbering‏ كلیك كنید. برای حذف ‏این اعداد، بار دیگر روی دكمه ‏Numbering‏ كلیك كنید. همچنین می‌توانید با كلیك روی دكمه ‏Bullets، از ‏حالت اعداد به بالت سوئیچ كنید.‏

3. یك تصویر برابر با هزار كلمه است

برخی مطالعات نشان داده‌اند كه افراد اطلاعات تصویری را 5 برابر بهتر از زمانی كه همان اطلاعات به صورت ‏متنی در اختیار آنها قرار داده شده باشد، یاد می‌گیرند. بنابراین چرا از تصاویر در ارائه مطلب خود استفاده ‏نكنید؟ به عنوان مثال، اگر قصد دارید در مورد آلودگی هوای محلی صحبت كنید، تصاویر ماهی‌های مرده، ‏بیشتر تاثیر‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌ای از آمار.

به منظور وارد كردن یك تصویر دیجیتالی، ابتدا از منوی ‏View، گزینه ‏Normal‏ را انتخاب كنید تا اسلاید در ‏نمای ‏Normal‏ نمایش داده شود. سپس به ترتیب گزینه‌های ‏Picture ‎،Insert‏ و ‏From File‏ را انتخاب كنید تا ‏كادر محاوره‌ای ‏Insert Picture‏ ظاهر شود. سپس تصویر مورد نظر را یافته و روی فایل دابل كلیك(2 بار کلیک متوالی) كنید تا آن ‏را در اسلاید خود وارد كنید.

PowerPoint‏ به صورت خودكار، تصویر را در اسلاید قرار می‌دهد. همچنین می‌توانید از دستگیره‌های مربوطه ‏برای تغییر اندازه تصویر بهره گیرید و یا روی تصویر دابل كلیك كنید تا كادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ نمایش ‏داده شود. سپس روی زبانه ‏Size‏ كلیك كنید و اندازه‌های مربوطه را در كادرهای متنی ‏Height‏ و ‏Width‏ وارد ‏كنید. روی ‏OK‏ كلیـك كنید تـا كـادر محاوره‌ای ‏Format Picture‏ بسته شود.

به منظور تـاثیر‌گذاری بیشتر، می‌تـوانید در تصاویـر تغییراتی ایجاد كنید تا به صـورت سایه‌دار روی اسلاید ‏شما نمایش داده شوند. برای انجام این كار، روی عكس دابل كلیك كنید تا كادر محـاوره‌ای ‏Format Picture‏ ‏نمایش داده شود. روی زبانه ‏Picture‏ كلیك كنید،‌ سپس روی لیست بازشوی ‏Color‏ در بخش ‏Image ‎Control‏ كلیك كرده و گزینه ‏Wash-out‏ را انتخاب كنید. به منظور مشاهده نحوه نمایش تصویر، روی دكمه ‏Preview‏ كلیك كنید. اگر آن افكت را پسندیدید، روی عكس كلیك راست كرده و از منوی میانبر، گزینه ‏Order ‎and Send To Back‏ را انتخاب كنید.‏

‏منبع : ماهنامه وب