پرسش

باسلام خدمت جناب آقای طاهری سال نو بر شما مبارك امیدوارم كه سالی توام با سلامتی و خیر و بركت داشته باشید . درخواست بنده از حضرتعالی این است كه باتوجه به اینكه اینجانب لیسانس رشته علوم تربیتی هستم و به لطف خدا در یك دستگاه دولتی مشغول به كار می باشم درخصوص شیوه نگارش مكاتبات اداری برای اینجانب توضیح بفرمائید و نمونه هائی از فرمت نامه های اداری و همچنین نگارش نامه اداری برای افراد مافوق و یا افراد زیردست و آن نكات ریز و در عین حال مهم كه باید در نوشتن نامه های اداری رعایت شود را برای اینجانب شرح بفرمائید . با آرزوی تندرستی و عمر باعزت برای حضرتعالی - خواهر كوچك شماابراهیمی

پاسخ

همراه گرامی.سلام.
امیدوارم سالی سرشار از سلامتی و موفقیت را آغاز کرده و در پیش رو داشته باشید.
نگارش نامه های اداری هنری است که دانستن آن به موفقیت در زندگی شغلی کمک زیادی میکند. در این رابطه کتابهایی وجود دارد که به تفصیل چگونگی این کار و نمونه های مختلفی از نامه های اداری را مطرح کرده اند. به عنوان مثال کتاب فارسی عمومی برای تدریس در دانشگاهها نوشته دکتر امید مجد علاوه بر اطلاعات مفید و جذاب دیگر در بخشی از خود به چگونگی نامه نویسی هم اشاره کرده اند. به طور کلی میتوانم بگویم که یک نامه اداری باید کوتاه و صریح باشد و خواسته فرد به وضوح در آن مطرح شود. حتی الامکان از بیان جملات حاشیه ای و تعارفات و ژیچیدگی خالی باشد. نهایت ادب و احترام خصوصا زمانی که نامه به مقام مافوق نوشته میشود رعایت گردد. عباراتی نظیر؛عرض ادب و احترام-با احترام؛ و جملات مشابه در صدر نامه ذکر گردد. نامه حتما با تشکر و امضا پایان پذیرد. اگر هرگونه ادعایی در نامه مطرح میشود باید مدارک ثابت کننده ادعا به ضمیمه نامه ارائه شود و فهرست آن د رخود نامه مذکور باشد.
مراجعه به منابع یاد شده اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار میدهد.
موفق باشید.