میز مجازی
وقتی به‌سادگی، بدون به زبان آوردن كلمات و عزیمت به اتاق‌های دیگر بشود كلی آدم را از موضوعی آگاه كرد یا خبری را به همكاران داد، طبیعی است كه این راه ساده نسبت به راه‌های دیگر ارجحیت داشته باشد! هر جا كه پای فناوری باز می‌شود، انتظار می‌رود همه‌‌چیز آسان‌تر و سریع‌تر پیش برود اما باید مراقب باشیم این سهولت و سرعت، نه در عبور از خطوط قرمز و شكستن هنجارهای كاری و همكاری بلكه فقط در انجام كارها و بهبود هماهنگی‌ها باشد.
سوءتفاهم‌های غیرمجازی!
شاید مدیران شما فكر كنند جلسات مجازی در گروه‌های تلگرامی، با هزینه و زمان كمتری برگزار می‌شوند و به نتیجه می‌رسند؛ كه معمولا هم تا مدتی همینطور است! اوایل تشكیل گروه‌های مجازی كاری و شركتی، ظاهرا همه‌‌چیز خوب پیش می‌رود اما هر چه ارتباطات به سمت مجازی‌تر‌شدن می‌رود، میزان اثرگذاری، كاهش یافته و سوءبرداشت‌ها افزایش پیدا می‌كند. ممكن است شدت سوءتفاهم یا دلخوری به آنجا برسد كه فردی گروه را ترك كند و ترجیح بدهد با هركدام از همكارانش مستقیما و رو در رو مكالمه داشته باشد. كسی هم نمی‌تواند كارمند را مجبور به ماندن در گروه كند. فرد می‌تواند بگوید «برای حفظ حریم شخصی و امنیت تلفن همراهم، از شبكه‌های اجتماعی استفاده نمی‌كنم!» و بعید است به این دلیل، كسی از كار اخراج شود. به هر حال، ما قبل از اینكه كارمند باشیم، انسان هستیم و نیاز به روابط انسانی و واقعی داریم. قطعا حرف و حس فرد در چند كاراكتر متنی خلاصه نمی‌شود و لحن كلام و حالت چهره است كه آن را كامل می‌كند.
شما می‌توانید یك انتقاد تلخ را با لحن دلسوزانه تحویل همكارتان بدهید و تلخی كلامتان را با مهربانی و دلسوزی تلطیف كنید تا زیاد نرنجد! اما در فضای چت، لحن دلسوزی و مهربانی شما پیدا نیست بلكه فقط تلخی گزنده انتقاد مورد نظرتان را به جان همكار بی‌پناه می‌ریزید! شاید فكر كنید با چند آیكن و استیكر می‌توانید كمبودهای فضای مجازی را جبران كنید اما موضوع جدی‌تر از این حرف‌هاست و تلاش این برچسب‌ها، برای انتقال كامل پیام شما، معمولا مذبوحانه و بی‌فایده خواهد بود! یادتان باشد چه در فضای مجازی و چه در فضای حقیقی، هنوز و همیشه بخش عظیمی از پیام و كلام آدم‌ها را باید در جایی غیراز كلماتشان جست‌وجو كرد و این مفهومِ «ارتباط غیركلامی» است كه در محیط كار اهمیتی دوچندان دارد.به هر حال، پیشنهاد می‌كنیم از «گروه كاری» بهره بگیرید اما در آن گرفتار نشوید؛ كم‌كم از آن عبور كنید تا به «كارِگروهی» برسید كه بهره‌وری بیشتری در آن هست!
قبح‌شكنی در چند ثانیه
شاید افراد خجالت بكشند یا حتی جرأت نكنند رودررو حرفی را به همكار خود بگویند و یا پیامی را با او به اشتراك بگذارند اما در فضای مجازی خود را رها می‌كنند! و به بهانه حضور همكاران صمیمی و وجود جو صمیمیت، پیام‌هایی را در گروه قرار می‌دهند كه شاید خجالت بكشند به‌طور خصوصی، برای بعضی از همكارانشان بفرستند. البته این خطر در تمام محیط‌هایی كه از مصادیق فضای مجازی هستند وجود دارد، حتی تلفن و پیامك.
هر مطلب غیركاری كه در گروه كاری می‌فرستیم، مصداق تفریح و سرگرمی است. در بسیاری از گروه‌های كاری، بسته به علاقه و عقاید افراد، مطالب غیركاری نیز به اشتراك گذاشته می‌شود. اما باید توجه كنیم كه گروه همكاران، تفاوت‌های زیادی با گروه‌های دوستی و خویشاوندی دارد. در گروه همكاران كه معمولا مختلط بوده و روابط جدی‌تر و كم‌عمق‌تری بین افراد حاكم است، مطالبی كه میزان و نوع شیطنت آنها با جو گروه متناسب نیست، قرار ندهید. اگر حرمت حضور دیگران را با ارسال مطالب مناسب، نگه دارید، دیگران هم به جو گروه احترام می‌گذارند و می‌توانید در كنار حل، هماهنگی و پیگیری مسائل كاری، از همكارانتان مطالبی یاد بگیرید یا آنها را در دانستن و آموختن بیشتر یاری كنید.
اگر یكی از همكارانتان، مطلب نامناسب یا بی‌ربطی در گروه كاری فرستاد، بهتر است اجازه بدهید مدیر گروه در پیام شخصی تذكر لازم را به او بدهد. اصلا گاهی خودتان را به ندیدن بزنید و وانمود كنید در جریان نیستید یا متوجه نشده‌اید؛ بهتر از این است كه اصطلاحا روی دیگران به رویتان باز بشود!
البته در بعضی از گروه‌های كاری، مدیر، ارسال مطالب و پیام‌های غیركاری را ممنوع اعلام می‌كند كه در این صورت فقط باید به قانون گروه احترام گذاشت و محیط كاری گروه را حفظ كرد؛ حتی اگر به‌نظر شما زیادی خشك و رسمی باشد.
هر كسی كار خودش!!
در گروه كاری‌تان زیادی روشنفكربازی درنیاورید. ساختار ذهنی و بافت فكری آدم‌ها با هم فرق دارد. به عقاید و احساسات دیگران احترام بگذارید. درست است كه در آن لحظه، در گروه مجازی، همدیگر را نمی‌بینید اما ارتباط شما با اعضای گروه به فضای مجازی خلاصه نمی‌شود و سرانجام، دیر یا زود با هم روبه‌رو می‌شوید. مطلبی را بنویسید و منتشر كنید كه بعدا باعث خجالت یا شرمندگی‌تان و یا ناراحتی همكارانتان نشود.
