چگونه ازAutoFill استفاده كنیم

قابلیت AutoFill با پر كردن خودكار مدخل های تكراری یا یك سری داده (مانند Apri ،May ، June) می تواند ورود داده ها را به میزان چشمگیری سرعت بخشد. با AutoFill به سرعت می توانید لیستی از اسم روزها یا ماه ها، یك سری اعداد یا یك لیست از متن های مشابه ایجاد كنید. اسم روزها و ماه ها و مخفف های سه حرفی آنها در Excel وجود دارند. می‌توانید لیست های سفارشی(مثلاً از اسم افراد یا محصولات) ایجاد كنید و AutoFill آنها را پر كند.

یك لیست از ماه‌ها ایجاد كنید

برای پر كردن خودكار لیستی از اسم ماه ها، اسم یك ماه را در یك سلول تایپ كنید و بعد آن سلول را انتخاب كنید. می توانید مخفف یا اسم كامل ماه را وارد كنید.

دسته پر كردن را بكشید

اشاره گر ماوس را روی دسته پر كردن (مربع سیاه در گوشه سمت راست .و پایین سلول) حركت دهید تا به شكل علامت عدسی میكروسكوپ در آید. در حالی كه در ردیف ها یا ستون ها می كشید دكمه سمت چپ ماوس را نگه دارید. (می توانید سلول ها را در هر جهتی پر كنید). یك Screentip به شما نشان می دهد كه چه چیزی در هر سلولی كه می كشید پر می شود تا بفهمید كه چه زمانی به حد كافی، ماوس را كشیده اید.

AutoFill Options را انتخاب كنید

دكمه ماوس را در انتهای سطر یا ستونی كه می خواهید پر كنید رها كنید. سری مورد نظر به ترتیب لازم در سلول ها درج می شود. دكمه Auto Fill Options ظاهر می شود. روی فلش آن كلیك كنید تا لیستی از گزینه ها باز شود. از این لیست برای انتخاب چگونگی پُر شدن سلول ها استفاده كنید. برای مثال، می توانید به Excel دستور دهید كه بدون كپی كردن فرمت، یك سری ایجاد كنید. برای این كار، گزینه Fill Without Formatting را انتخاب كنید.

یك سری متنی ایجاد كنید

برای ایجاد یك سری متنی مانند Division 1 ، Division 2 وـــ ، داخل یك سلول كلیك كنید و اولین مورد در این سری را تایپ كنید. سلول را انتخاب كنید و دسته پر كردن را در جهتی كه می خواهید بكشید.

دسته را رها كنید

دسته را رها كنید تا سری متنی در سلول‌های انتخاب شده پر شود. اگر لازم باشد، روی فلش دكمه AutoFill Options كلیك كنید و یكی از گزینه ها مانند Copy Cells را انتخاب كنید تا داده ها را بدون ایجاد سری، كپی كند.

یك سری عددی ایجاد كنید

برای ایجاد یك سری عددی، دو عدد اول را در سلول های مجاور تایپ كنید، این دو سلول را انتخاب كنید و دسته را برای پر كردن سری، بكشید. AutoFill بصورت خودكار، بقیه سری را بر اساس دو عدد اول پر می كند. برای مثال، اگر در سلول اول تایپ كنید5 و در سلول دوم تایپ كنید. 15، یك سری ایجاد خواهید كرد كه در هر سلول، 5 عدد به عدد قبلی اضافه می شود.

*توجه *

كپی كردن داده ها

برای پر كردن یك لیست با یك مدخل كپی شده، آن مدخل را تایپ كنید، آن را انتخاب كنید و دسته را برای كپی كردن آن مدخل بكشید. اگر Excel یك سری ایجاد كند، روی دكمه AutoFill Options كلیك كنید و Copy Cells را انتخاب كنید.

كپی كردن یك فرمول با استفاده از AutoFill

از AutoFill می توان برای كپی كردن یك فرمول در یك جدول استفاده كرد. آدرس سلول ها در فرمول طوری تنظیم می شوند كه فرمول، بدرستی سلول ها را محاسبه كند(برای اینكه یاد بگیرید چگونه از آدرس سلول ها استفاده كنید به كار عملی17 «چگونه از آدرس مطلق و آدرس نسبی سلول ها استفاده كنیم» مراجعه كنید).

ایجاد یك لیست سفارشی

برای ایجاد یك لیست سفارشی، كل لیست را در یك برگه كاری تایپ كنید. این لیست را انتخاب كنید و از منوی Tools ، گزینه Options را انتخاب كنید. در برگه Custom Lists ، گزینه Import را انتخاب كنید و روی Ok كلیك كنید. لیست در پنجره Custom Lists ذخیره می شود. حال با تایپ كردن یكی از مدخل های لیست و كشیدن دسته پر كردن، می‌توانید این لیست را در یك صفحه كاری پر كنید.