بایگانی دیجیتال فایل‌ها

بایگانی بدون كاغذ

شاید به نظر خیلی از كاربران استفاده نكردن از كاغذ در بایگانی اسناد و مدارك توسط شركت‌ها و سازمان‌ها مسأله مهمی‌ نباشد، اما اگر سری به سازمان‌های بزرگ همچون سازمان تأمین اجتماعی، ثبت احوال و حتی روزنامه‌های كثیرالانتشار بزنید متوجه می‌شوید كه مصرف كاغذ در این سازمان‌ها چقدر زیاد است و به مرور زمان نیز بایگانی این كاغذها، دسترسی به نها و پیدا كردن یك سند خاص در میان حجم انبوهی از كاغذ، چقدر سخت و دشوار است!

اگر چنین ذهنیتی داشته باشید و هزینه‌های خرید و نگهداری كاغذ را نیز در نظر بگیرید، متوجه می‌شوید كه چرا این روزها در سراسر دنیا صحبت از بایگانی دیجیتال است و شركت‌های بزرگ هزینه‌های بسیار زیادی را صرف قطع سیستم بایگانی كاغذی و حركت به سوی بایگانی دیجیتال می‌كنند، چرا كه بازگشت سرمایه‌ای كه جهت راه‌اندازی این كار خرج می‌شود، تضمین شده است!

نرم‌افزارهای زیادی برای انجام این كار طراحی شده است كه هر یك قابلیت‌های مختلفی را در اختیار شما قرار می‌دهد. برخی از این نرم‌افزارها نیز یك اتوماسیون هستند كه البته با توجه به امكاناتشان هزینه تهیه نها نیز افزایش می‌یابد. یكی از این نرم‌افزارها كه امكانات بسیار مناسبی را در خود جای داده است و می‌توان ن را به عنوان یك نرم‌افزار كامل به شمار رود، برنامه قدرتمند FileCenter است.

این نرم‌افزار با روش كار بسیار ساده، كاربران خانگی، شركت‌ها و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا بسادگی و در مدت زمانی كوتاه سیستم بایگانی كاغذی خود را به بایگانی دیجیتال عاری از كاغذ تبدیل كنند. به كمك این برنامه می‌توانید اسناد خود را بسرعت اسكن و نها را دسته‌بندی (رشیو) كنید و در نهایت نیز به مدیریت نها بپردازید.

كابینت‌های الكترونیك

یكی از مهم‌ترین مواردی كه هنگام بایگانی اطلاعات باید در نظر گرفته شود، چگونگی دسترسی به اطلاعات در مواقع مختلف است. این نرم‌افزار نیز با بهره‌مندی از كابینت‌های الكترونیك خود، برای شما این امكان را فراهم می‌كند تا براحتی اسناد و مدارك خود را رشیو كنید تا در كوتاه‌ترین زمان ممكن نیز نها را بیابید.

اسكن و OCR هوشمند

به كارگیری ابزارهای مختلف برای اسكن اسناد و مدارك در بایگانی دیجیتال حرف اول را می‌زند، چرا كه تصویری از نسخه كاغذی اطلاعات ‌باید به وسیله اسكنر به فایل دیجیتال قابل ذخیره‌سازی در رایانه تبدیل شود. انجام این كار نیز با استفاده از نرم‌افزار FileCenter براحتی امكان‌پذیر است، چرا كه این نرم‌افزار ابزارهای لازم برای اسكن هوشمند و سریع را در خود جای داده است.

اسكن سریع اسناد و تبدیل نها به فایل‌های قابل جستجوی PDF با یك كلیك ماوس، جداسازی و ذخیره‌سازی خودكار فایل‌های اسكن شده، تشخیص هوشمندانه متن موجود در تصاویر و استخراج متون به منظور ذخیره‌سازی به صورت فایل‌های الكترونیك متنی، در نرم‌افزارهای ویرایشگر متن همچون Word و... برخی امكانات بخش اسكن این نرم‌افزار است.

اسناد قابل حمل

مزایای استفاده از فایل‌های PDF برای تمام كاربران شناخته شده است. به همین دلیل نیز این شیوه یكی از بهترین فرمت‌های ذخیره ‌سازی اطلاعات در بایگانی دیجیتال به شمار می‌رود. نرم‌افزار FileCenter نیز با توجه به اهمیت این نوع فایل‌ها، شما را قادر می‌سازد تا فایل‌های اسكن شده خود را براحتی به فرمت PDF تبدیل كنید، آنها را در محیط نرم‌افزار ببینید و حتی با انجام كارهای ساده‌ای همچون كشیدن و رها كردن توسط نشانگر ماوس، چند فایل مختلف را در یك فایل PDF تركیب كرده یا یك فایل PDF را به چند فایل مجزا تقسیم كنید. همچنین اعمال تغییرات در چیدمان صفحات فایل‌های PDF نیز از دیگر امكاناتی است كه توسط این برنامه در اختیار شما قرار می‌گیرد.

نرم‌افزار FileCenter  شما را قادر می‌سازد تا فایل‌های اسكن شده خود را براحتی به فرمت PDF تبدیل كنیدو آنها را در محیط نرم‌افزار ببینید

كاغذ را فراموش كنید

نرم‌افزار فوق امكانات بسیار زیاد دیگری را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد كه برخی نها به اختصار عبارتند از:

* ذخیره مستقیم فایل‌ها در نرم‌افزار FileCenter

*ارائه پیش نمایش از فایل‌ها بدون نیاز به باز كردن نها

*جستجوی قدرتمند فایل‌ها با قابلیت جستجو درون محتوای فایل

*رمزنگاری و اشتراك‌گذاری امن فایل‌ها

*اسكن و تبدیل به نسخه‌های PDF قابل جستجو با یك كلیك

*اسكن مستقیم به نرم‌افزارهای ویرایشگر متن

*تركیب فایل‌های PDF با كشیدن و رها كردن

* تقسیم فایل‌های PDF بدون نیاز به باز كردن نها

*تبدیل هر نوع فایل به فرمت PDF

* جداسازی و ذخیره‌سازی خودكار فایل‌های اسكن شده

*سازماندهی فایل‌ها در كابینت‌های الكترونیك

* ارسال سان فایل‌ها به وسیله ایمیل

*رشیو خودكار ایمیل‌های اوت‌لوك در بایگانی دیجیتال شما

*سازماندهی خودكار فایل‌ها با توجه به مخاطبان اوت‌لوك شما

و...

بخش دانش و زندگی تبیان

---

منبع:روزنامه جام جم