چگونه با Auto Text كار كنیم

AutoText ابزار قدرتمندی است كه وقتی متن را تایپ می‌كنید در وقت شما صرفه‌جویی می‌كند. اگر مجبورید بارها و بارها اسم یك شركت، عبارت یا آدرس را تایپ كنید آن را بصورت یك مدخل AutoText در آورید. یك مخفف كوتاه به این مدخل، اختصاص دهید تا هر بار كه آن مخفف را تایپ كنید، AutoText، كل متن را وارد كند. مدخل‌های AutoText می‌توانند هر طولی داشته باشند (از یك جمله كوتاه تا كل یك برنامه) و ذخیره سازی و استفاده از آنها آسان است.

برای فعال یا غیر فعال كردن مدخل‌های Auto Text، از منوی Tools، گزینه AutoCorrect Options را انتخاب كنید. در بالای برگه AutoText، كادر انتخاب Show AutoComplete Suggestions را فعال یا غیر فعال كنید.

متن را انتخاب كنید

متنی كه می‌خواهید در AutoText قرار دهید  را انتخاب كنید و هر فرمت‌بندی كه می‌خواهد روی آن متن اعمال كنید.

یكی از گزینه‌های AutoText را انتخاب كنید

از منوی Insert، گزینه AutoText و بعد گزینه New… را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای Create AutoText باز می‌شود.

یك اسم وارد كنید

در فیلد Please Name Your AutoText Entry، یك عنوان برای این مدخل تایپ كنید (مانند AutoText یا از پیشنهاد پیش‌فرض استفاده كنید) و روی Ok كلیك كنید. اگر چه اسم AutoText می‌تواند بیش از یك كلمه باشد، بهتر است از یك عنوان یا مخفف كوتاه و به یادماندنی استفاده كنید.

درج كردن AutoText

دفعه بعدی كه می خواهید از این مدخل استفاده كنید، در محلی از سند كه می خواهید این مدخل درج شود كلیك كنید و چند حرف اول عنوان مدخل AutoText را تایپ كنید. وقتی كه تایپ می كنید، یك راهنمای Auto Complete حاوی عنوان مدخل، در كنار كاراكترهایی كه تایپ كرده‌اید ظاهر می‌شود. اگرEnter را بزنید، مدخل AutoText در محل جاری درج می‌شود.

برگه AutoText را باز كنید

همچنین با انتخاب گزینه AutoText وبعد AutoText از منوی Insert می‌توانید انتخاب كنید كه از كدام مدخل AutoText می‌خواهید استفاده كنید. كادر محاوره ای Auto Correct در حالی باز می شود كه برگه AutoText انتخاب شده است.

یكی از مدخل‌ها را انتخاب كنید

در لیست گروه های AutoText ، گروهی كه مدخل شما در آن ذخیره شده است را انتخاب كنید و روی عنوان آن مدخل كلیك كنید. روی دكمه Insert ، كلیك كنید تا آن مدخل در سند درج شود.

*توجه*

حذف كردن مدخل‌ها

برای حذف كردن یك مدخل AutoText، ازمنوی Insert ، گزینه‌ AutoText و بعد گزینه AutoText را انتخاب كنید تا برگه AutoText در كادر محاوره‌ای AutoCorrect باز شود. روی مدخلی كه می‌خواهید از لیست حذف كنید كلیك كنید، روی دكمه Delete كلیك كنید. بعد روی دكمه Ok كلیك كنید.

استفاده از نوار ابزار AutoText

یك راه دیگر برای ایجاد ودرج مدخل های AutoText، استفاده از نوار ابزار AutoText است. از منوی View ، گزینه Toolbars و بعد AutoText را انتخاب كنید تا این نوار ابزار ظاهر شود. واز دكمه New برای اضافه كردن مدخل های جدید استفاده كنید. برای درج كردن یك مدخل، روی دكمه AutoText كلیك كنید، مدخل مورد نظر را از لیست انتخاب كنید و روی Insert كلیك كنید.