نکات کاربردی از Office 2007

هنگامی كه مایكروسافت Office 2007 را در سال گذشـته عرضه كرد، بسیاری از كاربران تغییـرات متعددی كه در آن پدید آمده بود را پذیرا شدند. چـشم‌گیرترین تغییر در این نسخه از Office، نواری است كه پوشـیده ماندن آن از چشم‏‏ها، غیر ممكن به نـظر می‏رسد. كسـب مهارت در استفاده از این نوار، برای بسیاری از كاربران به مهم‏‏ترین چالش در این نسخه بدل شده است.

اگرچه ویژگی‏‏هایی که در این مقاله ذکر شده ماننـد نـوار ابـزار و رابـط كاربر جدید آن، خودنمایی نمی‏كنند، اما مطمئناً می‏‏توانند كمك بزرگی برای كاربران باشند.

مشکل عدم سازگاری را برطرف سازید

كاربرد: برنامه‌های Word ،Excel و PowerPoint

اگر پس از انتخاب نسخه 2007، سروكارتان با افرادی باشد كه از نسخه‏‏های قدیمی Office استـفاده می‏كنند، قادر به شراكت اسناد با آنها نخواهید بود؛ چرا كه این نسخه‏‏ها، فایل‏های Office 2007 را باز نخواهند كرد. خوشبختانه می‏‏توانید از برنامه‏های Office 2007 بخواهید فایل‏‏های را شما در قالب Office 2003، ذخیره كنند.

این فرآیند در تمامی برنامه‏های Office یكسان است. ابتدا، روی دكمه Office (دایره‏‏ای كه دارای لوگوی Office اسـت و در بالای گوشه سمت چپ پنجره هر یك از برنامه‏ها دیده می‏شود) كلیك كنید. در انتهای منوی باز شده، گزینه Options مـربـوط به آن را برنامه‏ را انتخاب كنید (برای مثال Word Options). پـنجره‏‏ای حاوی گزینه‏های قابـل پیکربنـدی ظاهر خواهد شد. در فهرست واقع در سـمت چپ، روی گروه Save كلیك كنید. در فهرسـت بازشوی Save files in this format، قالب قدیمی Office 2003 را برای برنامه‏ خود انتخاب و برای قطعی كردن آن، روی دکمه OK کلیک کنید.

اگر در سمت دیگر این داستان قرار دارید یا به‏‏ عبارت دیگر، باید اسناد تولیـد شـده در Office 2007 را در نـسخه قدیمی Office XP یـا Office 2003 بـاز كنـیـد، می‏‏توانـیـد بـرنـامـه رایـگان Microsoft free Office Compatibility را كـه بــه ایــن نسـخه‏‏های قدیمی، توانایی باز كـردن قالب جدید را می‏‏دهد، از سایت مایكروسافت دریافت كنید.

ذخیره فایل‏ها با قالب PDF

كاربرد: برنامه‌های Word ،Excel ،Access ،PowerPoint و Visio

شغل بسیاری از افراد ایجاب می‏كند كه یك نـسخه از كار خـود را در قالـب PDF) Portable Document Format) ذخـیـره كنـنــد. Office 2007 ویــژگی‏‏ Save As PDF را بـرای انـجام ایـن ‏كار در اخـتیار می‏گذارد. امـا ایـن ویـژگی ارزشمند، تا هـنگامی كه مـراحلی را بـرای فـعال كـردن آن پـشت سـر نـگذاریـد، در دستـرس نـخـواهـد بـود. ویـژگی‏‏ Save As PDF را می‏‏تـوان با دریافت یك برنـامه ساده از مایـكروسافت، به تـمام بـرنامـه‏های Office 2007 اضافه كرد.

پس از نصب ویژگی‏‏ Save As PDF، آن ‏‏را در مـنوی Office خواهید یافت. برای استفاده از این ویژگی‏‏، روی دكمه Office (در بالای گوشه سمت چپ پنجره) در هر یك از برنامه‏ها كه قصد استفاده از آن را دارید، كلیك كرده و سپس گزینه‏های Save As یا XPS را انتخاب كنید.

غیرفعال كردن نوار ابزار

كــاربـــرد: بـرنـامـه‌هـای Word ،Excel ،Access و PowerPoint

نوار ابزار Office 2007 كه عمـلكردهای مـخـتلـف را در زبانه‏‏های متفاوت گروه‏‏بنـدی كرده، انباشـته از ویـژگی‏‏های سودمند است. اندازه این نـوار، بسیار بـزرگ است و فضای زیادی را اشغال می‏كند. اما می‏‏توانید هنگام كار با اسناد طولانی Word یا یـك بانـک اطلاعات لبریـز از داده‏‏های Access، آن ‏‏را به طور موقت از سـر راه خود بـردارید. كافی اسـت روی عنوان یكی از زبانه‏‏ها كه در بالای نوار جای دارند، دابل كلیك كنید تا این نوار به اندازه‏ای كه تنها نشان دهنده عنوان زبانه‏‏ها است، كوچك شود. دابل كلیك مجدد روی یكی از این عناوین، نوار ‏‏را به حالت اولیه باز می‏‏گرداند.

از این نوار می‏‏توانیـد در انـدازه كوچـك شـده آن نیز استفاده كنید. اگر روی هر یك از عناوین كلیك كنید، نـوار اصلی تنها به مدتی كه بتوانید یكی از گزینه‏های آن ‏‏را انتخاب كنید، ظاهر شده و سـپس از سـر راه كنـار خـواهـد رفـت. اگـر اسـتفاده از صـفحه كلید را بـرای صـدور فـرمان‏‏ها ترجـیح می‏‏دهیـد، می‏‏توانید با فشار كلید Alt، ایـن نوار را به طور موقت احضار كرده و سـپس كلیـد حروف اول عـنوان زبانه و فرمان مورد نظر را فشار دهید (برای مثال، بـرای اجرای فرمان Spelling در برنامه‏ Word، ابتدا كلید Alt و سپـس كلیدهای R (بـرای عنوان زبانه Review) و S (برای فرمان Spelling) را فـشار دهیـد. پـس از انـتخاب فرمان مورد نظر، نوار بار دیگر ناپدید خواهد شد.

استفاده از MINI-BAR

كاربرد: برنامه‌های Word ،Excel ،Access ،PowerPoint و Outlook

قالب‏‏بندی متن یكی از رایج‏‏تـرین اعمال در هر یك از برنامه‏های Office است. نوار ابزار می‏‏تواند این ‏كار را به راحتی برای شما انجام دهد، اما جایگزین سریع‏‏تری نیز برای آن وجـود دارد: نوار كوچك شناور Office.

برای مشاهده و استفاده از ایـن نوار كـوچك، مـتنی را (در یك سنـد Word، در یك خانه از یك صفـحه گستـرده Excel یا در یك ناحیه از بانک اطلاعات Access) انتـخاب كنید. هنگامی كه ماوس خود را روی متن انتخاب شده حـركت دهید، نوار ابزاری با دكمه‌های تغییر قلم، انـدازه و رنـگ متن و همچنین چند گزینه دیگر، مشاهـده خواهید كرد. استفاده از ایـن نوار كوچك، باعث كاهش زحمـت جست‌وجوی فـرمان‏‏ها در نوار اصلی خواهد شد.

استفاده از شمارشگر كلمات

كاربرد: برنامه Word

در Office 2003، بـرای شـمارش كلـمات در سـند جاری، مجبور به استفاده از منوی Tools بودیـد.

در Word 2007، تـعداد كلمات در نوار وضعیت ظاهر شده و با ادامه تایپ، در هر لحظه تعداد كلمات نمایش داده می‏شـود. اگر بخشی از سنـد خود را انـتخاب كنید، دو بـخش از اطلاعات نمایش داده خواهد شد: تعداد كلمات در بـخش انتخاب شـده و تـعداد آنها در تمامی سند.

درج بخش‏‏های سریع

كاربرد: برنامه‌ Word

ایـن نـكته، كاربران پـر و پا قرص Office را بسیار تحت تاثیر قـرار خـواهد داد. عـبارت Sticky Quote را در یـك سـند Word تایپ كرده و كلید F3 را فشار دهید. متن شما ناپدید شده و یـك كادر شناور صورتی رنگ، شبیه به یك یادداشت چسبان، به جای آن ظاهر می‏شود.

این ترفند عجیب تنها یكی از Quick Parts رایج در Word است. (بـرای مـشاهده فهـرست كامـل اسامی Quick Parts، بـخش Text را در زبانـه Insert یافته، روی Quick Parts كلیك كرده و سپس گزینه Building Blocks Organizer را انتخاب كنید.) احتمالاً مـوارد جالـب بـسیاری در فـهرست Quick Parts خـواهید یافـت. بـرای مثـال، Confodential 1، كه چـاپ كم‌رنگی از كلمه CONFIDENTIAL را در زمینه متن سند جاری شـما وارد می‏كـند. هـمچنین می‌توانید خودتان نمونه‌ای را ایجاد كنید. برای انجام این‏ كار، بخشی از یك محتوا (از یك كلمه مفرد تا متنی شامل چند پاراگراف قالب‏‏بندی شده به همراه تصویر) را انتخاب و كلیدهای Alt + F3 را فشار دهـیـد. كـادر مـحاوره‌ای Create New Quick Part ظاهر می‏شود. در این كادر محاوره‌ای می‏‏توانید بـه Quick Part خود نامی اختصاص داده و تعیین كنید كه آیا باید پاراگراف یا صـفحه خاص خود را اشغال كند (یا در میان متنی كه در حال تایپ آن هستید، ظاهر شود).

پس از پایان تولید این Quick Part، می‏‏توانیـد با تایـپ نامی كه برای آن انتخاب كرده‏ایـد و فـشار كلیدهای Alt + F3، آن را در هر سند Word وارد كنید.

مترجم: مسعود پاك‌نظر

مطالب مرتبط:

مقایسه دو Office !

معرفی كلیه كلیدهای میانبر‌‌ در آفیس

استفاده از ابزارهای اینترنتی آفیس

استفاده از فایل Outlook 2003 در Outlook XP